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檔案室管理制度

時(shí)間:2023-07-25 16:08:47 制度 我要投稿

檔案室管理制度15篇[熱]

  在當(dāng)今社會(huì)生活中,各種制度頻頻出現(xiàn),好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?以下是小編幫大家整理的檔案室管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

檔案室管理制度15篇[熱]

檔案室管理制度1

  為了加強(qiáng)本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,全面提高檔案管理水平,有效地為教育事業(yè)和各項(xiàng)工作服務(wù),為國家積累檔案史料,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本校的具體情況,特制定本制度。

  檔案工作管理體制

  1、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則。本校在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

  2、加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管校長,并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。

  3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò),由各部門配備專職檔案人員,業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。

  4、本校綜合檔案室同時(shí)接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

  檔案工作基本任務(wù)

  1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案,積極提供利用,為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。

  2、指導(dǎo)、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。

  3、制訂檔案工作計(jì)劃和管理規(guī)定。

  4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

  檔案收集制度

  應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料,必須由各部門兼職檔案員收集齊全,分類整理,編制移交清單,按規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校綜合檔案室集中管理,任何個(gè)人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。

  1、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料,各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢,向檔案室移交。文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作;教學(xué)檔案應(yīng)在第二學(xué)年的九月底以前完成歸檔工作。

  2、基建工程、設(shè)備儀器在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí),經(jīng)辦部門應(yīng)將歸檔材料組成保管單位,經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交。

  3、一次專題會(huì)議、一次活動(dòng)結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)將歸檔文件材料向檔案室移交。

  4、因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,獲得的文件材料在一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

  5、會(huì)計(jì)文件材料,一般次年的'第一季度由財(cái)會(huì)人員完成整理立卷,在財(cái)務(wù)部門保存一年后向檔案室移交。

  6、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像、錄音、攝影的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者,應(yīng)及時(shí)向檔案室移交。

  檔案整理制度

  檔案室在接收到各部門檔案材料后,要按照本校《學(xué)校檔案分類方案》和《學(xué)校檔案檔號(hào)編制方法》的有關(guān)要求,分類整理,并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。

  1、文書檔案實(shí)行以件為單位進(jìn)行整理歸檔,應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。

  2、教學(xué)檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理歸檔,應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

  3、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。

  4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。

  5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

  6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

  7、計(jì)算計(jì)光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。

  8、實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品的、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件,應(yīng)當(dāng)按件編寫說明和編制目錄。

  檔案保管制度

  1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向分管主任匯報(bào),并采取有效措施,保證檔案的安全。

  2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫,室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品,杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。

  3、做好庫房溫、濕度記錄,定期進(jìn)行,發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定的溫、濕度時(shí),要及時(shí)采取降溫、降濕措施。

  4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進(jìn)行保管。

  5、定期打掃庫房衛(wèi)生,做到窗明地凈,箱柜無灰塵,,室內(nèi)無蛛網(wǎng),櫥柜架排列有序。

  6、下班前認(rèn)真檢查門窗,切斷庫房電源,保證檔案的安全。

  檔案保密制度

  1、加強(qiáng)保密教育,認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》,充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性、機(jī)要性,自覺保守黨和國家的機(jī)密。

  2、健全保密制度,嚴(yán)格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定,杜絕工作差錯(cuò)。

  3、開展保密檢查,定期對室藏檔案資料進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)追查,并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。

  4、嚴(yán)格調(diào)閱制度,健全借閱手續(xù)。凡外地、外來單位來查閱檔案者,須持單位介紹信,嚴(yán)禁將檔案帶出閱檔室。

  5、不得讓無關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫房。

  6、無保存價(jià)值的檔案資料及文件材料,嚴(yán)格辦理銷毀審批手續(xù),統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。

  7、凡違反保密規(guī)定造成損失的,根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

  檔案利用制度

  1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動(dòng)了解學(xué)校各項(xiàng)工作對利用檔案的需要,積極主動(dòng)地做好提供利用工作。

  2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》,并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄(卡片)等檢索工具。

  3、建立計(jì)算機(jī)文件級目錄數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和檢索檔案,做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。

  4、檔案室利用檔案資源,開展檔案的編研工作,編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。

  5、外單位來檔案室借閱檔案,應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在檔案室閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔,不得外借。查閱檔案時(shí),不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。

  6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時(shí),一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看,不得外借,如特殊情況需外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理登記批準(zhǔn)手續(xù),約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。

  7、秘密級檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,閱者對所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任,并須在檔案室閱辦,閱后及時(shí)歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。

  8、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案,如需摘抄、復(fù)制(印),須經(jīng)檔案專管干部審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章才能生效。

  9、檔案利用反饋工作,由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。

  檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容包括:檔案室人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、面積情況;室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況;檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況,以表、冊等形式提示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。

  2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠,不得馬虎草率和弄虛作假。

  3、定期、不定期地進(jìn)行帳物核對,做到帳物相符。

  4、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)的登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

  5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間、填表人、審核人。填寫時(shí)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,字跡工整清晰。

  檔案鑒定制度

  1、根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》,結(jié)合本校的具體情況,制定本校檔案保管期限表,定期對檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。

  2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行,必須建立檔案鑒定工作小組,由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。

  3、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法,按照檔案的實(shí)際情況以案卷為單位,逐件逐張地審查,直接判定其價(jià)值。對一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案,應(yīng)采取保存從寬,銷毀從嚴(yán);孤本從嚴(yán),復(fù)本從寬的處理方法。

  4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須確認(rèn)已無價(jià)值,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。

  5、銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點(diǎn),并由監(jiān)銷人簽字。

  6、檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷,以留存查。

檔案室管理制度2

  一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

  二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度,堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。

  三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架

  四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的`調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。

  五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報(bào)告或維修,保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。

  六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅(jiān)持做到每周一小掃,每月一大掃。

檔案室管理制度3

  一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

  二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。

  三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的`檔案內(nèi)容 。

  四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

  五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

  六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。

  七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案室管理制度4

  1、在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)檔案室的全面工作。

  2、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、傳達(dá)、貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定。

  3、負(fù)責(zé)制訂檔案工作的工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)章制度等檔案工作規(guī)范。

  4、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理學(xué)校各種門類和載體的檔案、資料,確保檔案的安全。

  5、根據(jù)所保管的`檔案資料情況和工作需要,編寫適用的檢索工具和參考資料,積極主動(dòng)為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

  6、負(fù)責(zé)做好檔案的口常查、閱、借工作,對全校檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  7、按有關(guān)規(guī)定,及時(shí)做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、移交、銷毀等工作。

檔案室管理制度5

  1、貫徹執(zhí)行檔案工作的`政策和法規(guī),熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高檔案工作水平。

  2、負(fù)責(zé)對各部門檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo),做好各類檔案的接收、歸檔工作。

  3、按照“六防”要求,做好庫房管理和檔案保管工作,定期進(jìn)行檢查,保證各類檔案的完整安全。

  4、按規(guī)定作好檔案的利用接待工作,并根據(jù)利用者要求做到熱情接待,詳細(xì)提供。

  5、加強(qiáng)組織紀(jì)律,嚴(yán)守檔案秘密,嚴(yán)禁檔案信息私自外傳。

檔案室管理制度6

  一、各類檔案負(fù)責(zé)人要隨時(shí)做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。

  二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內(nèi)。

  三、管理員要堅(jiān)守崗位,認(rèn)真負(fù)責(zé),要定期檢查防水、防盜設(shè)施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人,特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),要注意關(guān)好門、窗、鎖、燈。

  四、檔案室內(nèi)不準(zhǔn)接待客人,不準(zhǔn)吸煙,禁止使用明火照明。

  五、管理員在接收檔案時(shí),要嚴(yán)格履行接交手續(xù),填寫移交檔案清單,并做好整

  理、分類、保管和統(tǒng)計(jì)工作。

  六、管理員按規(guī)定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎(chǔ)教育管理要求。

  七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進(jìn)行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的'檔案,應(yīng)及時(shí)復(fù)制。

  八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光等工作。

  九、切實(shí)做好檔案借閱記錄,對借出檔案要登記造冊,并在一定時(shí)間內(nèi)收回。

  十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案,要經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可銷毀相關(guān)檔案。檔案管理員崗位職責(zé)

  1、熱愛檔案管理工作,努力學(xué)習(xí)檔案工作業(yè)務(wù),虛心接受上級檔案機(jī)關(guān)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

檔案室管理制度7

  檔案室是學(xué)校檔案存放的重要場所,因此必須采取必要的措施,以保證檔案資料的儲(chǔ)存和安全,為強(qiáng)化對檔案資料的'科學(xué)管理,特制定以下制度:

  1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準(zhǔn)隨身攜帶,門窗要及時(shí)關(guān)閉上鎖。

  2、檔案室柜具要編制順序號(hào),排列整齊,便于工作。

  3、非本室工作人員不得擅自進(jìn)入,因工作需要進(jìn)入時(shí),要由本室工作人員陪同。

  4、注意檔案室內(nèi)外的溫、濕度,定期分析、積累資料,要根據(jù)室內(nèi)外的溫、濕度情況,隨時(shí)通風(fēng),除濕降溫。

  5、檔案室要有數(shù)量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃品及其它物品。

  6、室內(nèi)要經(jīng)常打掃,柜具要定期擦拭,隨時(shí)放置防蟲、防鼠藥品,保持室內(nèi)外清潔衛(wèi)生。

  7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴(yán)格的檢查登記制度。

檔案室管理制度8

  1、非本室工作人員,未經(jīng)同意,不得進(jìn)入庫房。

  2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無關(guān)的物品,并始終保持室內(nèi)整潔。

  3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求,設(shè)置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機(jī),適時(shí)進(jìn)行庫房密閉通風(fēng)等措施。

  4、檔案裝具統(tǒng)一,存放排列整齊,箱(柜)統(tǒng)一編號(hào)并標(biāo)明所存檔案類別及年代。

  5、定期清點(diǎn)核實(shí)存檔案,級差檔案褪變,破損情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)、及時(shí)解決。

檔案室管理制度9

  1.學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分。建立健全學(xué)校種類檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作和對學(xué)校工作做出決策,提供準(zhǔn)確、可靠的.依據(jù)。學(xué)校要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,設(shè)立專(兼)職檔案管理員,認(rèn)真貫徹實(shí)施檔案法,抓好學(xué)校的檔案建設(shè)。

  2.學(xué)校建立檔案室,存放各種門類的檔案,包括文書檔案、教學(xué)檔案、從事檔案、基建檔案、財(cái)物檔案、音像檔案、榮譽(yù)檔案、學(xué)籍檔案、健康檔案、體育檔案等。

  3.檔案室要制定檔案文件資料收集細(xì)目,各處組室要按照這一細(xì)目全面及時(shí)地搜集各類檔案資料,檔案員要定期征集歸檔、建檔。

  4.建立健全并認(rèn)真落實(shí)好檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達(dá)標(biāo)計(jì)劃,使學(xué)校檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

  5.檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和處理程序,熟悉學(xué)校各方面的工作,加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)訓(xùn)練,努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

  6.檔案員要按時(shí)向上級檔案主管部門呈報(bào)各類報(bào)告,做好各類檔案檢查準(zhǔn)備工作。

  7.校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料,必須經(jīng)檔案室人員仔細(xì)核對簽署意見。

  8.健全各種檢索工具,開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息,編制各種輔助表冊,擴(kuò)大利用服務(wù)范圍,提高檔案的利用效益。

  9.加強(qiáng)檔案保密工作。檔案室門窗要加固,備有消防器材,保持整潔、干燥、自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙,注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀,檔案員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案室,不得外泄檔案中的機(jī)密。

檔案室管理制度10

  一、目的:

  為進(jìn)一步嚴(yán)格實(shí)施食品生產(chǎn)許可制度,強(qiáng)化日常監(jiān)管,提高食品企業(yè)生產(chǎn)條件和質(zhì)量管理能力,建立健全突發(fā)事件應(yīng)急管理和不安全食品召回體系,確保人民群眾身體健康和生命安全。建立食品生產(chǎn)企業(yè)信用檔案和監(jiān)管檔案,完善信用體系建設(shè)基礎(chǔ)工作。

  二、適用范圍:

  適用于××所有食品生產(chǎn)企業(yè)。

  三、內(nèi)容:

  (一)信用檔案的建立:食品生產(chǎn)企業(yè)信用檔案信息分為:企業(yè)基礎(chǔ)信息、表彰及不良行為記錄信息、信用等級的評定等方面內(nèi)容。1、企業(yè)基本概況:生產(chǎn)企業(yè)名稱、生產(chǎn)企業(yè)許可證、法定代表人(企業(yè)負(fù)責(zé)人)、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、注冊地址、生產(chǎn)或經(jīng)營地址(含托生產(chǎn)地址和跨省設(shè)立生產(chǎn)場地)、生產(chǎn)或經(jīng)營范圍、郵編、聯(lián)系電話等;2、嚴(yán)格執(zhí)行食品原輔料、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品采購查驗(yàn)制度和產(chǎn)品的過程檢驗(yàn)、出廠檢驗(yàn)以及產(chǎn)品銷售記錄制度;

  3、變更事項(xiàng):《食品生產(chǎn)企業(yè)許可證》許可事項(xiàng)及登記事項(xiàng)變更情況記錄;4、質(zhì)量體系考核報(bào)告或認(rèn)證證書及跟蹤檢查記錄;5、監(jiān)督檢查、抽查記錄及跟蹤檢查記錄;6、質(zhì)量投訴、舉報(bào)核查和處理記錄;7、重產(chǎn)品質(zhì)量事故、不良事件的調(diào)查、處理報(bào)告;8、日常檢查情況記錄和整改情況報(bào)告;9、表

  彰記錄、處罰記錄、不良行為記錄;10、信用管理、信用評定記錄;11、監(jiān)督管理部門依法實(shí)施檢查的其他記錄。

  (二)信用檔案的管理:企業(yè)信用檔案可與業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理,應(yīng)做到及時(shí)更新和完善,保證企業(yè)信用信息實(shí)時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

  (三)信用等級評定:企業(yè)信用等級分為A級(誠信等級)、B級(基本誠信等級)、C級(警示等級)、D級(失信等級)四級分類管理;企業(yè)信用等級實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,食品生產(chǎn)企業(yè)信用等級按照年度信用得分高低每年評定進(jìn)行一次評定,滿分為100分,最低分為0分。得分在90-100分為A級,80-90分為B級,70-80分為C級,70(不含70)分以下為D級。

  (四)激勵(lì)與懲戒:監(jiān)管部門可根據(jù)企業(yè)的信用情況實(shí)行分類管理對信譽(yù)好的企業(yè),應(yīng)給予表彰和鼓勵(lì);對被認(rèn)定為警示等級的企業(yè),應(yīng)加強(qiáng)日常監(jiān)管,督促企業(yè)完善生產(chǎn)管理,增強(qiáng)誠實(shí)守信意識(shí),規(guī)范其生產(chǎn)經(jīng)營行為;對被認(rèn)定為失信等級的企業(yè),要增加檢查頻次。對嚴(yán)重失信行為或嚴(yán)重違法違規(guī)行為必要時(shí)可向社會(huì)公布或曝光。

  四、監(jiān)督與責(zé)任:

  食品生產(chǎn)企業(yè)的工作人員,提供不真實(shí)的企業(yè)信用等級信息,或利用工作之便,違規(guī)定提供、更新、披露、使用企業(yè)信用檔案信息,侵犯其合法權(quán)益,造成不良后果的,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  上海市企業(yè)信用檔案管理辦法

  第一條為加強(qiáng)企業(yè)信用檔案管理,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和社會(huì)誠信體系建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和上海市人民政府《關(guān)于加強(qiáng)本市社會(huì)誠信體系建設(shè)的意見》,制定本辦法。

  第二條本辦法所稱企業(yè)信用檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理、信用借貸等活動(dòng)中形成的映本企業(yè)、客戶、合作者信譽(yù)狀況,對國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種記錄。

  第三條本辦法適用于本市國有和國有控股企業(yè)、市和區(qū)(縣)檔案館,其他企業(yè)參照執(zhí)行。

  第四條企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案和社會(huì)誠信體系的重要組成部分,企業(yè)應(yīng)將信用檔案納入檔案全宗、國有資產(chǎn)管理和信用制度建設(shè)范圍,依法實(shí)行統(tǒng)一管理。

  第五條企業(yè)信用檔案管理工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

  第六條企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)本企業(yè)信用檔案管理,并對所屬機(jī)構(gòu)、下屬(控股)企業(yè)信用檔案管理實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

  第七條企業(yè)應(yīng)將本企業(yè)各部門形成的信用文件材料按規(guī)定納入歸檔范圍(歸檔范圍見附件一),并確定保管期限和密級,實(shí)行歸檔保存?蛻舴⻊(wù)、技術(shù)服務(wù)等部門形成的映客戶信用和企業(yè)售后服務(wù)等情況的材料,可根據(jù)需要,延長在所在部門的存放期限,但須辦理歸檔手續(xù),編報(bào)檔案目錄。

  第八條映本企業(yè)、客戶、合作者信用狀況的電子數(shù)據(jù),應(yīng)按國家有關(guān)電子文件歸檔管理的'規(guī)定進(jìn)行歸檔。重要的電子信用文件(含數(shù)據(jù))應(yīng)打印成紙質(zhì)文本保存。歸檔的電子信用數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)應(yīng)拷貝至耐久性好的載體上,脫機(jī)保存。

  第九條企業(yè)檔案部門應(yīng)定期收集企業(yè)所屬部門、下屬(控股)企業(yè)形成的信用檔案目錄、重要信用檔案信息,加強(qiáng)對本企業(yè)系統(tǒng)信用檔案的監(jiān)管。

  第十條歸檔信用文件材料的整理應(yīng)遵循企業(yè)檔案分類原則,保持歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確。

  第十一條市屬國有和國有控股企業(yè)、市檔案館檔案接收范圍內(nèi)的'企業(yè)應(yīng)于每年6月底以前,將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規(guī)定的數(shù)據(jù)格式報(bào)送市檔案館(信息報(bào)送范圍見附件二)。

  第十二條區(qū)(縣)屬國有和國有控股企業(yè)、區(qū)(縣)檔案館檔案接收范圍內(nèi)的企業(yè)應(yīng)于每年6月底以前,將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規(guī)定的數(shù)據(jù)格式報(bào)送區(qū)(縣)檔案館(信息報(bào)送范圍見附件二)。

  第十三條鼓勵(lì)其他企業(yè)向其工商注冊地的市或區(qū)(縣)檔案館報(bào)送企業(yè)信用檔案信息。

  第十四條企業(yè)應(yīng)將信用檔案管理納入企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè),采用先進(jìn)技術(shù),提高信用檔案管理水平。

  第十五條企業(yè)檔案部門應(yīng)匯編文件級信用檔案目錄、重要信用檔案全文,及時(shí)開發(fā)信用檔案資源,做好提供利用工作。

  第十六條政府職能部門、司法部門因國家或公共利益需要利用企業(yè)信用檔案的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)提供。

  第十七條市和區(qū)(縣)檔案館應(yīng)主動(dòng)做好企業(yè)信用檔案信息的收集工作,開辟企業(yè)信用檔案信息服務(wù)窗口,按國家有關(guān)規(guī)定提供查詢服務(wù)。

  第十八條企業(yè)。檔案館提供利用和公布信用檔案,應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定,不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

  第十九條在企業(yè)信用檔案管理中有違檔案法律、法規(guī)行為的,由檔案行政管理部門或者有關(guān)組織依法查處。

  第二十條本辦法由上海市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

  第二十一條本辦法自20xx年5月1日起施行。

檔案室管理制度11

  一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體形式的.歷史記錄收進(jìn)檔案室。

  二、室藏檔案、資料要分類單獨(dú)存放,檔案柜、架等要排列整齊、美觀。

  三、檔案的收進(jìn)、整理、利用要詳細(xì)統(tǒng)計(jì),并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實(shí)。

  四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對無誤后,及時(shí)入庫。對借出的檔案要按期限及時(shí)歸還。

  五、室藏檔案、資料要每半年清點(diǎn)一次。

  六、要加強(qiáng)對檔案的安全工作,制定"八防",配齊防火、防盜、防蟲等設(shè)備,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保檔案資料萬無一失。

  七、檔案室由檔案干部專人管理,查檔人員及其他人員不得隨便進(jìn)入。

  八、對應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全,并進(jìn)性整理,定期交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

  九、歸檔范圍:凡是幼兒園工作活動(dòng)中形成的能反映本園工作活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

  十、歸檔時(shí)間:各部門應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收集齊全,按照歸檔要求整理好,移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點(diǎn)校對,并履行簽字手續(xù)。

  十一、歸檔要求:

  1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整,一律使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩色筆、復(fù)寫紙,普通打印、復(fù)印撰寫和批示文件材料,必須用復(fù)印機(jī)復(fù)印,噴墨或激光打印機(jī)打印的正規(guī)影印件。

  2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,科學(xué)的立卷、分類、編目。

  3、檔案標(biāo)題要簡明確切,保管期限劃分準(zhǔn)確,便于保管和利用。

檔案室管理制度12

  為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:

  1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負(fù)責(zé);

  2.檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)!氨C芫怼钡戎匾牧系腵借閱,必須審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求;

  3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;

  4.檔案管理人員切實(shí)做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);

  5.檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理;

  6.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶入公共場所;

  7.非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。

檔案室管理制度13

  第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定,為加強(qiáng)本中學(xué)校檔案的科學(xué)管理,更好地為教育事業(yè)服務(wù),特制定本辦法。

  第二條檔案工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分,它是為領(lǐng)導(dǎo)決策,為教育教學(xué)工作提供信息和依據(jù),是提高教學(xué)行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的工作。

  第三條堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,維護(hù)本單位檔案的完整與安全,實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

  第二節(jié)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部配備

  第四條各處室必須參與檔案工作,配備兼職檔案管理人員,并制定崗位責(zé)任制。

  第五條辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案室工作,業(yè)務(wù)上受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

  第六條各處室的檔案工作受辦公室領(lǐng)導(dǎo),并有一名處室同志分管,與校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

  第七條檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和教育專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地開展檔案工作。

  第八條上級領(lǐng)導(dǎo)要支持和關(guān)心檔案管理人員,在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業(yè)人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩(wěn)定。對有檔案專業(yè)職稱的檔案干部在調(diào)離檔案工作崗位時(shí),應(yīng)聽取授予職稱的檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的意見,同時(shí)檔案干部調(diào)離前應(yīng)辦理交接手續(xù)。

  第三節(jié)檔案工作的任務(wù)

  第九條負(fù)責(zé)本單位黨、政、工、團(tuán)等組織和內(nèi)部機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的全部檔案,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),并對各處室和部門執(zhí)行制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查,確保檔案完整準(zhǔn)確。

  第十條負(fù)責(zé)開發(fā)檔案的信息資源,根據(jù)提供利用的實(shí)際情況需要,編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。

  第十一條參加單位科研項(xiàng)目評審鑒定,工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和設(shè)備儀器開箱等活動(dòng)。

  第四節(jié)文件材料的立卷與歸檔

  第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料(包括黨、政、團(tuán)、教學(xué)、財(cái)會(huì)以及各處室形成的文件材料),均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集、整理、立卷并定期向檔案室歸檔。

  第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應(yīng)進(jìn)行檢查,對不符合歸檔要求的案卷,應(yīng)退回重新整理,以保證案卷的質(zhì)量,便于保管和利用。

  第十四條各處室的檔案一般應(yīng)在第二年上半年統(tǒng)一向檔案室歸檔,交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄,核對無誤后履行簽字手續(xù)。

  第十五條科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的科技文件材料在科研項(xiàng)目評審鑒定后一個(gè)月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十六條基本建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十七條凡價(jià)值一萬元以上的儀器設(shè)備在購置、安裝、使用活動(dòng)中形成的科技文件材料采取隨時(shí)歸檔的方法,設(shè)備部門應(yīng)通知有關(guān)人員參加儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收活動(dòng)。

  第十八條財(cái)務(wù)管理中形成的報(bào)表、帳冊、憑證等文件材料,除帳冊和憑證在財(cái)務(wù)部門保存兩年后向檔案室移交歸檔,其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。

  第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集獲得的.文件材料,要按歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案室移交歸檔。

  第二十條凡歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過整理和編目,做到字跡清楚、簽署完備,不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫,以利于長久保存。

  第二十一條聲像檔案形成后要隨時(shí)整理,及時(shí)歸檔,即由承辦人員在完成攝錄后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  第五節(jié)檔案的整理和保管

  第二十二條檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目、卷內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號(hào)、編制案卷目錄七個(gè)步驟進(jìn)行。

  1、定檔案分類方案,按照此方案指導(dǎo)文件分類、排列組合。

  2、將文件按一定特征分門別類,組合成一個(gè)有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。

  3、將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整后固定下來編寫頁號(hào),填寫卷內(nèi)文件目錄。

  4、將同一類案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)初步排列起來。

  5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。

  6、確定案卷排列順序,按排列順序逐卷編制案卷號(hào)。

  7、按照案卷排列順序,將案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時(shí)間和頁數(shù)等逐項(xiàng)登記,形成為一本名冊,即為案卷目錄。

  第二十三條檔案應(yīng)有專門的檔案庫或檔案柜保存,存放地點(diǎn)應(yīng)堅(jiān)固干燥、通風(fēng),并做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施,定期檢查保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,保證檔案的安全。

  第六節(jié)檔案的提供利用

  第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機(jī)關(guān)利用,為本單位開展的各項(xiàng)工作服務(wù)。

  第二十五條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,積極主動(dòng)開展檔案利用工作,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),逐步提高檔案利用效果。

  第二十六條檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度,借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明借閱的目的,點(diǎn)交清楚,歸還時(shí)要進(jìn)行檢查,及時(shí)注銷。

  第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度,不得在檔案上圈點(diǎn)、涂改、劃道污損,如有違者,按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任。

  第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動(dòng)、離退休等須將所借檔案歸還,借閱的時(shí)間一般不超過半個(gè)月,必要時(shí)辦續(xù)借手續(xù)。

  第二十九條制發(fā)檔案證明和答復(fù)函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù),不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細(xì)核對,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,加蓋辦公室公章。

  第七節(jié)檔案的鑒定和銷毀

  第三十條檔案室應(yīng)根據(jù)1988年8號(hào)文件,市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學(xué)校檔案管理暫行辦法》,編制單位的文書檔案保管期限表。

  第三十一條檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負(fù)責(zé)人主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組對無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)報(bào)上級部門審核后銷毀。

  第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人,進(jìn)行實(shí)地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期,并簽名蓋章。

  第八節(jié)檔案的統(tǒng)計(jì)與移交

  第三十三條檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并按照規(guī)定分別向上級機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)表。

  第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理,根據(jù)保管期限妥善保存。

  第三十五條機(jī)構(gòu)撤消、合并時(shí),要在機(jī)構(gòu)變動(dòng)前組織專人整理好檔案,按規(guī)定向有關(guān)部門移交,并辦理移交手續(xù)。

  第九節(jié)附則

  第三十六條本制度如與上級規(guī)定有抵觸時(shí),則依上級規(guī)定執(zhí)行。

  第三十七條本辦法自公布之日起施行。

  第二章文書工作制度

  第一節(jié)文書處理制度

  1、嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,公文處理必須規(guī)范化制度化。

  2、公文必須按照行政公文寫作規(guī)則和要求,用A4紙擬稿和鋼筆書寫,正確應(yīng)用文種,格式符合要求,請求應(yīng)堅(jiān)持“一文一事”,避免請示與報(bào)告混雜。

  3、發(fā)文必須按規(guī)定審批程序,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)統(tǒng)一編號(hào)行文,并做好發(fā)文登記。

  4、收到外來文件后,必須先登記,傳閱文件要合理安排、嚴(yán)格管理,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全,并做好催傳、催閱工作,以免積壓和散失。組織傳閱,應(yīng)本著先急后4、緩,先領(lǐng)導(dǎo)后一般,先主辦后協(xié)辦,先辦理后閱知的原則進(jìn)行。

  5、凡外出人員公務(wù)活動(dòng)中形成的帶回的文件,均應(yīng)交辦公室簽收、登記、歸檔,任何人不得據(jù)為已有拒絕歸檔。

  第二節(jié)文書材料的立卷歸檔制度

  1、在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像,會(huì)計(jì)等)均應(yīng)及時(shí)收集、立卷歸檔。

  2、立卷工作要做到年年清,不得借故拖延和積壓,每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。

  3、堅(jiān)持平時(shí)立卷和專題立卷,每辦一件事,每開一次會(huì)或每搞一項(xiàng)中心工作,要及時(shí)做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

  (1)歸檔的文件材料,必須符合要求,用A4紙和鋼筆書寫,正件原件齊全。

  (2)卷內(nèi)文件的排列,必須保持文件間的歷史聯(lián)系。

  (3)卷內(nèi)文件的排列,應(yīng)堅(jiān)持先近后遠(yuǎn),先重點(diǎn)后次要,先批復(fù)后請求的原則,并在每頁的右上角編上頁號(hào)。

  (4)提倡立薄卷、專題卷,每一案卷的卷內(nèi)文件一般不超過200頁。

  (5)案卷標(biāo)題要簡明確切,符合“三要素”(作者、內(nèi)容、文種)要求。

  第三節(jié)印章管理制度

  1、公章和介紹信,由辦公室專人保管。

  2、嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,凡涉及到各處室的文件報(bào)表等,由各部門核準(zhǔn),分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽名后加蓋公章。

  3、用印后必須登記。

  4、嚴(yán)禁在空白介紹信、證明信、支票上預(yù)先加蓋印章。

  5、蓋章時(shí),注意收集具有保存價(jià)值的文件材料。

  第三章檔案工作制度

  第一節(jié)檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房是保管檔案的重要場所,非檔案管理人未經(jīng)許可,一律不準(zhǔn)入內(nèi)。

  2、嚴(yán)格加強(qiáng)檔案庫房管理,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護(hù)工作。

  3、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品,更不能堆放易燃物品和私人物品,嚴(yán)禁吸煙。

  4、庫房門窗必須保持堅(jiān)固,出入庫房隨手關(guān)門,確保庫房安全。

  5、檔案庫房要定期做好通風(fēng)降溫和衛(wèi)生工作。

  6、定期檢查檔案保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

  第二節(jié)檔案保密制度

  1、嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法的規(guī)定,經(jīng)常開展保密工作的學(xué)習(xí)和活動(dòng),提高貫徹保密法的自覺性。

  2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴(yán)格保守機(jī)密和安全,嚴(yán)格遵守檔案室工作規(guī)則,做到手續(xù)清楚,不發(fā)生差錯(cuò)和文件遺失。

  3、檔案工作人員不與無關(guān)人員在任何場所談?wù)摍n案工作,模范遵守制度。

  4、對機(jī)密檔案要嚴(yán)格控制調(diào)閱范圍,依照制度提供利用,不私自帶回家中。

  5、保密文件未經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄。

  第三節(jié)檔案利用借閱制度

  1、借閱檔案者必須嚴(yán)格國家保密法,以保證檔案的絕對安全,維護(hù)國家機(jī)密。

  2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務(wù),如借閱對象和范圍超出本單位人員或部門業(yè)務(wù)范圍,需征得本單位及檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)的同意。

  3、查閱絕密級檔案應(yīng)經(jīng)總支書記、校長批準(zhǔn),機(jī)密級和密級要經(jīng)主管主任的批準(zhǔn)。

  4、查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)。對檔案要愛護(hù),不得任意涂改、損撕文件材料,如有上述行為,一經(jīng)查實(shí)要即上報(bào),依法追究責(zé)任。

  5、歸還時(shí)借閱人應(yīng)向檔案室工作人員清點(diǎn)所借檔案,經(jīng)核實(shí)收回借閱單后才能離開。

  6、摘錄、復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理人員同意,復(fù)制檔案還需填寫申請單,摘錄件、復(fù)制件經(jīng)檔案管理人員核對(內(nèi)容、頁數(shù)、份數(shù))無誤后由檔案室蓋章后方有效。

  第四節(jié)檔案的保管制度

  1、單位黨、政、工、團(tuán)、教學(xué)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

  2、每年檔案按要求分類整理,編好案卷歸檔號(hào)。

  3、檔案按類、年分別排列入架。

  4、檔案資料的收入和移出要有登記和統(tǒng)計(jì),并按規(guī)定向上級報(bào)告檔案工作的基本情況。

  5、借閱檔案要有登記。

  6、定期檢查檔案保管狀況,對永久、長期檔案已破損、退色的要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

  第五節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、檔案統(tǒng)計(jì)工作必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)。

  2、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字要實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,防止弄虛作假。

  3、按時(shí)按規(guī)定向上級機(jī)關(guān)報(bào)送《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表》。

  4、檔案統(tǒng)計(jì)資料要妥善保存。

  5、做好檔案利用效益的統(tǒng)計(jì),凡獲有一定經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的利用情況,要填寫檔案利用情況登記表。

  第六節(jié)檔案移交制度

  1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份,雙方各執(zhí)一份。

  2、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),要做好檔案的移交工作,認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

  第七節(jié)檔案鑒定銷毀制度

  1、檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn),全面地考察檔案的價(jià)值,正確地制定檔案保管期限,確保檔案的質(zhì)量。

  2、鑒定工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行,由辦公室主任主持該項(xiàng)工作,由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),由檔案部門組成鑒定小組。

  3、鑒定人員直接地具體地審閱每個(gè)案卷的內(nèi)容,重要的案卷還要求一頁一頁地審閱文件內(nèi)容,判定檔案價(jià)值,確定存毀意見。

  4、銷毀失去保存價(jià)值的檔案,應(yīng)逐頁登記造冊,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、上級部門審核后才能進(jìn)行。

  5、銷毀文件檔案,必須依規(guī)定在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。

  6、銷毀檔案必須有2人以上監(jiān)督銷毀,防止丟失泄密。

  7、監(jiān)銷人員監(jiān)銷后在銷毀檔案清冊上注明銷毀日期并簽名蓋章。

  第八節(jié)檔案的預(yù)立卷制度

  學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一,是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范我校的檔案預(yù)立卷工作,對做好平時(shí)歸檔工作,提高立卷質(zhì)量,方便歸檔前的查利用具有重要作用。

  為了促進(jìn)我校檔案管理水平的整體提高,現(xiàn)就加強(qiáng)我校檔案預(yù)立卷工作提出如下條例:

  1、確立和堅(jiān)持平時(shí)歸卷制度,做好收集、整理,并按類目歸卷,便于查找利用。

  2、建立規(guī)范的預(yù)立卷類目表,并依次設(shè)置條款編號(hào)。

  3、立卷部門可根據(jù)工作實(shí)際向檔案室提出對預(yù)立卷類目進(jìn)行調(diào)整建議。

  4、明確預(yù)立卷工作職責(zé),檔案室人員負(fù)責(zé)對立卷部門的預(yù)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并檢查平時(shí)歸卷情況。

  第四章各級各類檔案工作職責(zé)

  第一節(jié)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

  1、分管校長職責(zé):認(rèn)真貫徹《檔案法》,規(guī)劃本校的檔案工作,并把檔案管理工作落在實(shí)處,加強(qiáng)檔案管理的教育,增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí),努力創(chuàng)造條2、件,不斷促進(jìn)本校檔案工作發(fā)展。

  3、辦公室主任職責(zé):領(lǐng)導(dǎo)檔案室工作,認(rèn)真貫徹宣傳《檔案法》,強(qiáng)化檔案工作,積極開發(fā)檔案信息資源,為本校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

  4、各處室主任:落實(shí)本處室兼職檔案員,加強(qiáng)對處室檔案員考核,以確保處室的材料收集齊全、整理規(guī)范、按時(shí)歸檔。

  5、對網(wǎng)絡(luò)人員工作進(jìn)行年度考核,實(shí)行獎(jiǎng)懲辦法,鼓勵(lì)先進(jìn),促使檔案納入學(xué)校考核范圍。

  第二節(jié)文書工作人員職責(zé)

  1、必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

  2、負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、公辦、用印、立卷、歸檔,上級來文和部門的文件材料必須分類登記,專柜保存。

  3、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得將文件隨意亂放、折疊、丟失或帶回家,調(diào)借閱文件材料發(fā)須登記。

  4、按公文寫作的規(guī)定和要求,認(rèn)真做好公務(wù)文書的擬寫、校對工作和發(fā)文登記。

  5、參加校內(nèi)召開的各類會(huì)議時(shí),認(rèn)真做好出席統(tǒng)計(jì)和會(huì)議記錄。

  6、堅(jiān)持平時(shí)立卷,按時(shí)完成每年的立卷歸檔任務(wù)。

  7、認(rèn)真做好文件清退工作。

  第三節(jié)檔案工作人員職責(zé)

  1、嚴(yán)格按照《檔案法》集中統(tǒng)一管理本校各類檔案,為教育科研、教學(xué)等工作服務(wù)。

  2、要忠于職守、刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度。

  3、認(rèn)真做好各類檔案的接收、歸檔工作,把好案卷質(zhì)量關(guān),對各處室歸檔的案卷,逐一審查、登記,對不符合要求的堅(jiān)決退回,及時(shí)改正。

  4、凡設(shè)備開箱、基建項(xiàng)目竣工,檔案人員必須到現(xiàn)場收集有關(guān)資料。

  5、做好督促、指導(dǎo)工作,定期召開檔案網(wǎng)絡(luò)人員會(huì)議,進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  6、定期核對清點(diǎn)檔案,保持帳物相符。

  7、定期檢查檔案庫房,嚴(yán)格“八防”措施。維護(hù)檔案的完整與安全,如發(fā)現(xiàn)案卷污損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

  8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作,編制案卷目錄,并及時(shí)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送《檔案工作基本情況表》。

  9、積極主動(dòng)開展檔案提供利用服務(wù),做好編研工作。

  第四節(jié)檔案網(wǎng)絡(luò)人員職責(zé)

  1、嚴(yán)格遵照《檔案法》實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則。

  2、負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。

  3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。

  4、做好上級來文和外出人員開會(huì)帶回文件的收集、登記工作。

  5、及時(shí)向檔案室提供信息,協(xié)助檔案室做好平時(shí)立卷歸檔工作。

  6、主動(dòng)與檔案室辦理一年一度的移交工作。

  7、每一次活動(dòng)結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)向檔案室移交有保存價(jià)值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。

  第五節(jié)電子檔案工作職責(zé)

  1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中,應(yīng)明確職責(zé),責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作由承辦部門負(fù)責(zé);電子文件歸檔案管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管開發(fā)利用等工作,由本校檔案室負(fù)責(zé)。

  2、本校檔案的電子文件,與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,檔案室配備計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。

  3、專職檔案員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),熟悉計(jì)算機(jī)系統(tǒng),積極主動(dòng)提供服務(wù),發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

  第五章檔案分類及檔案人員網(wǎng)絡(luò)圖

  文書檔案:黨支部、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)

  教學(xué)檔案:綜合類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)類、德育教育類、藝術(shù)科技教育類、衛(wèi)生工作類、教材類、教師隊(duì)伍建設(shè)類

  會(huì)計(jì)檔案:憑證類、帳冊類、報(bào)告類、其它

  基建檔案:項(xiàng)目

  設(shè)備檔案:辦公(輔助)設(shè)備、交通工具

  科研檔案:課題、論文

  聲像檔案:照片、底片

  電子檔案:光盤、磁盤

  榮譽(yù)檔案:獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)牌(杯)、其它

  教師業(yè)務(wù)檔案:語、數(shù)、處、政史地心、理化生、音體美勞計(jì)(正副本)

檔案室管理制度14

  一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅(jiān)固、安全為基本條件,標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24℃,標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲等設(shè)施。

  二、庫房的檔案柜、架按要求進(jìn)行排放,對接收來的'檔案要進(jìn)行分類、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。

  三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

  四、檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。

  五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。

  六、非工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室,節(jié)假日加強(qiáng)保衛(wèi)工作。

  七、檔案保管工作,必須認(rèn)真嚴(yán)格地按照各項(xiàng)規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。

檔案室管理制度15

  1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案室技術(shù)保護(hù)管理辦法,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等保護(hù)工作。

  2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。

  3、檔案室內(nèi)應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備和滅火器材,并有專人定期檢查其效果。

  4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各種閑雜物品以及易燃物品,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不許使用電熱器。

  5、檔案室門窗必須保持堅(jiān)固,出入應(yīng)隨手關(guān)門,以確保安全。

  6、調(diào)閱或出借檔案,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本校制訂的檔案查(借)閱制度。

  7、適時(shí)做好檔案室的通風(fēng)、除濕工作,并經(jīng)常打掃,保持清潔衛(wèi)生。

  8、對檔案室的.各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)、上架、入框,框架要符合標(biāo)準(zhǔn)。

  9、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)破損或字跡變化及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。

  10、對檔案室的檔案,每年進(jìn)行一次檢查核對,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)迅速追查。

  11、檔案管理人員,臨時(shí)或下班離開檔案室,應(yīng)關(guān)好門窗,關(guān)掉電燈。

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