辦公軟件word文檔使用技巧
大家平時肯定經常用到word軟件來敲打報表,日常會議等一些相關記錄,小編在這里給大家推薦一下不錯又方便的小技巧哦。
編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置,發現鼠標指針變成雙箭頭,此時按住鼠標左鍵向下拖動,文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復制內容了,而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”,單擊“鍵入時自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網址后,就不會轉變為超級鏈接了。
同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的`同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令,這可就方便多了。
巧妙設置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然后設上密碼。怎么樣,光標跑到了文件頭,任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。
將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件,接著選中整個表格,先將光標放在表格的任一單元,在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊,整個表格的字會變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現的對話框中有6項菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。
在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件,一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”,從“剪貼庫”中選取插入。但是,這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件,可打開Word文檔,把光標移到你要插入聲音文件的位置,選擇“插入”菜單下的“對象”選項,在打開的“對象”對話框中,選擇“由文件創建”活頁卡片,點擊“瀏覽”按鈕,從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件,并確定。當“瀏覽”對話框自動關閉后,點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕,稍等一會兒,插入點就會出現MP3文件的圖標,雙擊它即可播放。但必須說明,在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。
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