渭化企業(yè)銷售管理信息化建設(shè)
渭化集團(tuán)1、2期裝置年產(chǎn)20萬(wàn)噸甲醇、11萬(wàn)噸二甲醚、52萬(wàn)噸尿素，另外有氧、氮、氬等多種附屬產(chǎn)品。銷售管理信息系統(tǒng)是渭化管理信息系統(tǒng)中一個(gè)模塊，包含公司大部分產(chǎn)品的存儲(chǔ)、銷售和物流管理。本文介紹了渭化集團(tuán)銷售管理信息化建設(shè)的情況，系統(tǒng)解決了哪些問(wèn)題、系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)實(shí)施、推廣應(yīng)用等情況，希望對(duì)其他企業(yè)信息化建設(shè)起到借鑒作用。
一、以前銷售管理存在的問(wèn)題
其一，客戶來(lái)渭化集團(tuán)采購(gòu)化工產(chǎn)品分別要經(jīng)過(guò)銷售、進(jìn)門、過(guò)磅、裝貨、過(guò)磅、結(jié)算、出門等多個(gè)環(huán)節(jié)，而辦理這些業(yè)務(wù)的地點(diǎn)分布在公司不同區(qū)域，且各辦公點(diǎn)距離較遠(yuǎn)。原業(yè)務(wù)信息以傳遞紙質(zhì)提貨單、流轉(zhuǎn)單和磅單為主，靠人工傳送來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞，各業(yè)務(wù)部門信息傳遞效率低下，同時(shí)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理業(yè)務(wù)問(wèn)題，客戶跑了很多冤枉路。銷售員開(kāi)提貨單前，不知道客戶賬戶余額;提貨完成時(shí)客戶需要在磅房和結(jié)算中心來(lái)回奔走，辦理貨款結(jié)算;管理人員無(wú)法及時(shí)獲取提貨單和產(chǎn)品的實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)情況等。
其二，統(tǒng)計(jì)人員定期要做日統(tǒng)計(jì)和月統(tǒng)計(jì)，在傳統(tǒng)模式下需要專人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，耗時(shí)耗力，公司領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有到月底無(wú)法得知當(dāng)前月累計(jì)銷售情況，統(tǒng)計(jì)結(jié)果展示也比較單一。
其三，客戶來(lái)公司拉貨攜帶有提貨單和隨車流轉(zhuǎn)單，提貨單為提貨憑證，隨車流轉(zhuǎn)單對(duì)客戶提貨信息進(jìn)行記錄，為人工填寫，但是用這種方法無(wú)法及時(shí)掌握客戶入廠提貨的流轉(zhuǎn)信息。
其四，國(guó)家要求危險(xiǎn)化學(xué)品生產(chǎn)廠家對(duì)運(yùn)輸危化品的公司進(jìn)行資質(zhì)審查，同時(shí)對(duì)提貨車輛進(jìn)行安檢審查，需要專人管理這部分資料，人工管理工作量很大，急需建立物流公司及車輛數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理這些信息。
二、銷售管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)實(shí)施
1、銷售管理信息系統(tǒng)架構(gòu)
渭化銷售管理信息系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)的多層體系架構(gòu)，它由瀏覽器-服務(wù)器-數(shù)據(jù)庫(kù)組成，服務(wù)器程序基于微軟NET框架開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)為甲骨文公司Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)具有可放縮性、安全性、可訪問(wèn)性、可重用性及可維護(hù)性的特點(diǎn)。B/S架構(gòu)本身具有維護(hù)和升級(jí)簡(jiǎn)單，使用成本低、選擇多等優(yōu)點(diǎn)，為了提高系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的可靠性，我們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行了冗余環(huán)境的搭建，同時(shí)使用備份軟件，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行了多重備份。銷售管理信息系統(tǒng)架構(gòu)組成有1臺(tái)web服務(wù)器提供web服務(wù)，web服務(wù)器后連接2臺(tái)oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器共享磁盤陣列、NUB服務(wù)器在旁路對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，用戶通過(guò)公司局域網(wǎng)連接web服務(wù)器。
2、優(yōu)化銷售環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)流程
了解到原有模式下管理的問(wèn)題，我們重新梳理原有業(yè)務(wù)流程，利用信息化手段，以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率為目標(biāo)，確定了信息化管理下新的業(yè)務(wù)流程。
銷售管理原有業(yè)務(wù)流程如下：客戶來(lái)公司，銷售計(jì)劃員開(kāi)日銷售計(jì)劃，銷售員對(duì)提貨公司進(jìn)行資質(zhì)審查和車輛安全檢驗(yàn)，審查合格后開(kāi)交款通知單，客戶根據(jù)提貨數(shù)量預(yù)交貨款，預(yù)交貨款交給公司財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)開(kāi)具收款憑證，銷售員見(jiàn)到收款憑證后開(kāi)提貨單和流轉(zhuǎn)單，客戶持五聯(lián)提貨單進(jìn)入公司大門，并在門衛(wèi)處登記，登記后上磅進(jìn)行空車過(guò)磅，同時(shí)在流轉(zhuǎn)單上登記，過(guò)磅后進(jìn)入裝車區(qū)進(jìn)行充裝，充裝員進(jìn)行登記，車輛出廠前進(jìn)行二次過(guò)磅，司衡員在流轉(zhuǎn)單上簽字，打印最終磅單，貨車司機(jī)持磅單去財(cái)務(wù)部進(jìn)行貨款最終結(jié)算，財(cái)務(wù)結(jié)算后開(kāi)出門證，司機(jī)持出門證開(kāi)車出廠，流程結(jié)束。
優(yōu)化后銷售業(yè)務(wù)流程如下：客戶來(lái)公司，銷售計(jì)劃員查閱系統(tǒng)中產(chǎn)品現(xiàn)有庫(kù)存開(kāi)電子銷售計(jì)劃，電子銷售計(jì)劃傳遞到銷售員電腦中，開(kāi)具電子提貨單時(shí)需要錄入公司名稱、提貨車號(hào)和提貨數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)這些信息是否合格，貨款是否足夠，如果這些條件都滿足開(kāi)電子提貨單，客戶進(jìn)廠拉貨，門衛(wèi)在電腦上核對(duì)車號(hào)，電腦信息和實(shí)際信息一致就放行，車輛進(jìn)行空車過(guò)磅，司衡員提交電子提貨單，司機(jī)開(kāi)車進(jìn)入裝車區(qū)，充裝人員進(jìn)行信息核對(duì)，實(shí)際信息和電腦信息一致就進(jìn)行充裝，充裝完成后提交電子提貨單進(jìn)入下一步，司機(jī)進(jìn)行重車過(guò)磅，過(guò)磅后根據(jù)實(shí)際過(guò)磅數(shù)直接進(jìn)行貨款結(jié)算，電子提貨單基本完成，司機(jī)開(kāi)車經(jīng)過(guò)門衛(wèi)確認(rèn)出廠。
3、銷售管理信息系統(tǒng)功能模塊
根據(jù)調(diào)研開(kāi)發(fā)了客戶管理、車輛管理、銷售計(jì)劃審批、制定提貨單、提貨單打印、提貨單流轉(zhuǎn)、計(jì)量數(shù)據(jù)上傳管理、扣款結(jié)算、客戶賬戶管理、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能模塊。
4、崗位配備計(jì)算機(jī)
給相關(guān)業(yè)務(wù)崗位配備必要的計(jì)算機(jī)，門衛(wèi)、裝車人員此次進(jìn)行了配備，鏈入系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)使用系統(tǒng)人員按照權(quán)限劃分進(jìn)行相應(yīng)的操作培訓(xùn)。
5、系統(tǒng)整合過(guò)衡軟件
銷售管理信息系統(tǒng)整合了過(guò)衡軟件，原來(lái)需要客戶來(lái)回兩地奔走進(jìn)行磅單傳遞，整合過(guò)衡軟件后，所有過(guò)磅數(shù)據(jù)都可實(shí)時(shí)傳遞到管理人員計(jì)算機(jī)中，包括槽運(yùn)輸罐車的皮重、毛重、凈重、1次過(guò)磅時(shí)間、2次過(guò)磅時(shí)間等。
6、系統(tǒng)增加產(chǎn)品庫(kù)存功能
開(kāi)發(fā)庫(kù)存管理模塊，在各生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)也配備計(jì)算機(jī)，鏈入系統(tǒng)，現(xiàn)場(chǎng)人員定時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行產(chǎn)品庫(kù)存量信息填報(bào)，銷售員可以在系統(tǒng)中查看產(chǎn)品庫(kù)存，幫助他們制定銷售計(jì)劃。
7、制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案
隨著公司銷售管理信息化全面發(fā)展，公司建立了銷售管理信息系統(tǒng)應(yīng)急體系，成立應(yīng)急小組，為了確保信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證銷售業(yè)務(wù)正常開(kāi)展，還制定了《信息管理系統(tǒng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，當(dāng)系統(tǒng)故障無(wú)法正常使用時(shí)，啟動(dòng)制定好的應(yīng)急措施，系統(tǒng)故障恢復(fù)后進(jìn)行數(shù)據(jù)補(bǔ)錄操作，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的'一致性。
三、統(tǒng)計(jì)模塊展現(xiàn)多種統(tǒng)計(jì)結(jié)果
原先公司領(lǐng)導(dǎo)只有通過(guò)紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表才能了解到銷售情況，系統(tǒng)上線后，隨時(shí)打開(kāi)系統(tǒng)頁(yè)面，就可以實(shí)時(shí)看到各項(xiàng)銷售數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)曲線、報(bào)表、匯總，提供決策依據(jù)。同時(shí)可以按客戶或按產(chǎn)品生成結(jié)算價(jià)格曲線，也可以生成銷量走勢(shì)曲線，也可以統(tǒng)計(jì)分析各種產(chǎn)品所有銷量情況及所占總銷售比重等。統(tǒng)計(jì)結(jié)果展示也是多種多樣，有曲線展示、餅狀圖展示、百分比展示等。
四、使用效果和推廣前景分析
應(yīng)用該系統(tǒng)后，渭化集團(tuán)銷售管理信息化程度進(jìn)一步提高，消除了在各部門之間的信息壁壘，相關(guān)部門隨時(shí)了解到整個(gè)銷售全過(guò)程。同時(shí)因?yàn)閮?yōu)化了業(yè)務(wù)流程，簡(jiǎn)化了客戶辦理業(yè)務(wù)手續(xù)，提高了工作效率，客戶和車輛的安全管理更加方便，集中了各種信息，為公司管理層決策提供依據(jù)。
該系統(tǒng)具有集成度高、實(shí)時(shí)性強(qiáng)、效率高的特點(diǎn)，同時(shí)B/S系統(tǒng)架構(gòu)便于移植應(yīng)用，可以很方便的應(yīng)用于類似企業(yè)中，提高這些企業(yè)銷售管理信息化水平，減少手工業(yè)務(wù)容易出現(xiàn)的差錯(cuò)，以管理增效益，因此具有良好的推廣應(yīng)用前景。
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