多項(xiàng)目并行管理的三個(gè)要點(diǎn)
“十二五”信息化規(guī)劃將進(jìn)入實(shí)施階段，新一代信息技術(shù)應(yīng)用即將全面啟動(dòng)，由此而產(chǎn)生的新一輪信息化建設(shè)浪潮將更加洶涌澎湃。在“十二五”期間，隨著信息化對(duì)業(yè)務(wù)支撐作用的日益凸顯，信息系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)必將成為企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行與運(yùn)營管控的重要武器，企業(yè)的IT投資將逐年增長，信息化建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量持續(xù)增多。這一方面將使得企業(yè)信息化水平大幅度提升，另一方面也將給企業(yè)的IT部門帶來巨大的項(xiàng)目管理壓力。
我國的企業(yè)IT部門將更多地面對(duì)多個(gè)項(xiàng)目并行的情況。單個(gè)IT項(xiàng)目管理難，多個(gè)項(xiàng)目并行管理更難。 IT部門要從組織、流程、制度、考核以及工具五個(gè)方面開展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類并行的IT項(xiàng)目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統(tǒng)高效的環(huán)境中穩(wěn)步推進(jìn)。
企業(yè)的IT部門在對(duì)并行的多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理時(shí)，要從組織、流程、制度、考核和工具五個(gè)方面開展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類IT項(xiàng)目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統(tǒng)高效的環(huán)境中穩(wěn)步推進(jìn)。其中，關(guān)鍵是抓好以下三個(gè)抓手。
1、構(gòu)建矩陣型組織架構(gòu)
構(gòu)建矩陣型組織架構(gòu)，明確項(xiàng)目?jī)?nèi)部職責(zé)與項(xiàng)目間責(zé)任關(guān)系，是高效項(xiàng)目管理的根基。
有調(diào)查顯示，很多企業(yè)的IT部門在進(jìn)行多項(xiàng)目并行管理時(shí)，經(jīng)常采取設(shè)置虛擬項(xiàng)目管理辦公室(PMO)的方法，根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)不同，將IT部門人員分配到多個(gè)項(xiàng)目組，并指派具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。采用這種方法，僅僅能解決項(xiàng)目分工責(zé)任制的問題，卻忽視了各項(xiàng)目間密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如說，網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)容項(xiàng)目中的技術(shù)需求(如各系統(tǒng)帶寬容量、網(wǎng)絡(luò)承載用戶數(shù)等)可能來自ERP、OA系統(tǒng)等建設(shè)項(xiàng)目，信息安全項(xiàng)目中的RTO、RPO指標(biāo)也要依據(jù)軟件系統(tǒng)項(xiàng)目要求而定。
因此，IT部門應(yīng)該建立矩陣型的項(xiàng)目組織架構(gòu)，在落實(shí)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確項(xiàng)目間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
矩陣式項(xiàng)目組織架構(gòu)的建設(shè)，最重要的是明確各項(xiàng)目組的工作職責(zé)與項(xiàng)目組間的責(zé)任。為防止“責(zé)任真空”的出現(xiàn)，在組織職責(zé)定義中，一方面要明確內(nèi)部責(zé)任分工與各崗位工作內(nèi)容，另一方面要定義外部職責(zé)，即為保證其他項(xiàng)目正常開展而要做好的工作。比如說，ERP項(xiàng)目組不但要明確籌建工作任務(wù)分工、實(shí)施進(jìn)度監(jiān)控責(zé)任要求等具體內(nèi)部職責(zé)，還要定義對(duì)網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目、安全項(xiàng)目外部支持工作責(zé)任內(nèi)容(如進(jìn)一步明確編制網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指標(biāo)需求書、提出安全防御要求建議等工作責(zé)任)。
2、制定制度體系和項(xiàng)目流程
要以制度、流程、考核為重要抓手，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理合規(guī)、可控。
在健全的項(xiàng)目組織架構(gòu)下，能夠驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目規(guī)范執(zhí)行的是嚴(yán)明的'制度體系與高效的項(xiàng)目流程。企業(yè)IT部門在進(jìn)行大規(guī)模信息化項(xiàng)目建設(shè)之初就應(yīng)該建立完善的項(xiàng)目管理制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而規(guī)范未來項(xiàng)目的有序開展。
大量案例表明，企業(yè)在缺乏技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)情況下匆匆上馬項(xiàng)目，極易造成系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)復(fù)雜化，信息孤島，以及IT投資重復(fù)等問題發(fā)生，給后期的IT運(yùn)維工作帶來無盡的苦難。同樣，如果沒有嚴(yán)明的制度、流程作為約束，IT項(xiàng)目往往會(huì)出現(xiàn)工作無序、檢查無規(guī)、進(jìn)度失控等問題，嚴(yán)重影響項(xiàng)目最終質(zhì)量。
項(xiàng)目績(jī)效考核是量度項(xiàng)目制度與流程執(zhí)行效果的最好方法。IT部門可以通過建立科學(xué)、合理的考核指標(biāo)體系，對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行量化評(píng)價(jià)，同時(shí)在考核中檢查并發(fā)現(xiàn)潛在的問題。因此，如何構(gòu)建科學(xué)的考核體系是企業(yè)IT部門項(xiàng)目管理中重點(diǎn)工作之一。
IT項(xiàng)目制度標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包含技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(包括系統(tǒng)技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范)、項(xiàng)目建設(shè)制度(項(xiàng)目需求管理制度、項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度管理制度、項(xiàng)目技術(shù)方案審查管理和項(xiàng)目驗(yàn)收管理制度)，以及基礎(chǔ)管理制度(包括系統(tǒng)IT資產(chǎn)管理制度、項(xiàng)目物資采購管理制度、項(xiàng)目資金管理制度、項(xiàng)目人員管理制度、項(xiàng)目信息保密管理制度、項(xiàng)目工作審批管理制度、項(xiàng)目資料管理制度和項(xiàng)目考核管理制度)。
海航實(shí)業(yè)集團(tuán)在這方面的經(jīng)驗(yàn)非常值得借鑒。海航實(shí)業(yè)集團(tuán)開展IT項(xiàng)目?jī)?yōu)化過程中，為企業(yè)IT部門建立四級(jí)考核標(biāo)準(zhǔn)體系，依次分別是企業(yè)信息化整體水平評(píng)價(jià)考核、IT部門組織績(jī)效考核、IT項(xiàng)目工作績(jī)效考核、IT崗位人員績(jī)效考核，并將考核與制度、流程與組織崗位有效關(guān)聯(lián)，最大程度地發(fā)揮考核工具作為量度尺的作用。比如說，在項(xiàng)目管理制度實(shí)施條目中明確工作考核內(nèi)容，約束制度執(zhí)行內(nèi)容;在流程規(guī)范中設(shè)定可量化的考核控制點(diǎn)(KGI)，實(shí)現(xiàn)流程過程可控;在組織崗位職責(zé)中明確考核要求，為組織和崗位人員工作質(zhì)量評(píng)價(jià)提供衡量依據(jù)。
3、建設(shè)IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)
IT項(xiàng)目管理體系優(yōu)化工作是企業(yè)IT部門重要的基礎(chǔ)性工作，將為“十二五”期間各類IT項(xiàng)目的高效執(zhí)行奠定基礎(chǔ)保障，同時(shí)優(yōu)化項(xiàng)目管理體系。IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以固化制度、流程及考核要求，真正實(shí)現(xiàn)管理落地。
IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)是固化項(xiàng)目管理制度與流程規(guī)范的重要方式，可為項(xiàng)目各方提供一整套規(guī)范、高效的電子化工作平臺(tái)。
IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目組的工作協(xié)同。如果沒有有效的IT系統(tǒng)作為支持，項(xiàng)目各方僅靠電話、郵件等傳統(tǒng)方式進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，可能經(jīng)常出現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行延遲，甚至甲方任務(wù)派發(fā)后無反饋等給項(xiàng)目帶來不利影響的情況。
IT部門則可以通過系統(tǒng)及時(shí)、動(dòng)態(tài)掌握各項(xiàng)目的進(jìn)度和狀態(tài)，同時(shí)還可以利用系統(tǒng)收集和整理各個(gè)項(xiàng)目的管理信息，為階段工作檢查與績(jī)效考核提供詳實(shí)、準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)支撐。而IT項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以建立起一個(gè)以工單流轉(zhuǎn)為核心的協(xié)同運(yùn)營機(jī)制，使得IT部門的各類項(xiàng)目任務(wù)、要求以工單形式在總包方、開發(fā)方、監(jiān)理方、集成方之間有序流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)的及時(shí)派發(fā)、及時(shí)處理、及時(shí)反饋。
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