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文秘如何進行會議管理

時間:2020-10-09 20:32:52 辦公文秘 我要投稿

文秘如何進行會議管理

  會議管理是文秘的基本技能之一,那么文秘應該如何進行會議管理呢,一起來看看!

文秘如何進行會議管理

  1、會議籌備方案的擬訂

  內容包括:確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。

  作用有:確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

  (1)組建會議籌備委員會

  (2)分成籌備小組

  (3)形成籌備方案

  (4)領導審核方案

  2、會務檢查工作程序

  內容包括:會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

  (1)開會檢查的程序

  1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

  2)會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

  3)召開協調會并在會上現場解決問題

  4)匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

  (2)現場檢查的程序

  1)指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點

  2)制作檢查單,以便記錄和匯總

  3)按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

  4)對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

  3、會議文件審核工作程序

  內容包括:審核會議文件的準確性和完整性,審核會議文件與會議主題的關系,審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容,審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符,提交會議討論的文件是否進行了會商,審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

  (1)起草該文件的秘書就內容進行自審

  (2)主觀秘書進行初審

  (3)如內容涉及部門較多,要進行會審

  (4)審核修改后,主要領導或主管領導進行終審

  4、擬訂會議的應急方案

  內容包括:會議舉行過程中可能出現的問題(人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題),出現問題時負責解決的會議工作人員。

  (1)預測不可預知的情況

  (2)提前準備應對的備選方案

  (3)討論會議緊急情況

  (4)確定會議應急方案

  5、提示會議按計劃進行

  是根據會議目標的`需要,在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛,掌握會議議程,維護會間秩序,排除外界對會議的干擾,從而引導決定、決議、結論的形成。

  (1)了解議題和議程

  (2)準時宣布開會

  (3)有效引導議題

  6、處理會議突發事件的程序

  (1)向領導報告

  (2)啟動會議應急方案

  (3)實施應急方案

  (4)必要時向公共應急機構請求支援

  (5)善后工作(向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通)

  7、會議總結工作程序

  內容包括:會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題,參加會議的上級領導人,會議的主持者,領導報告或講話的要點,對會議的基本評價和貫徹要求,會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

  (1)對會議征詢意見,擬就工作總結稿

  (2)向領導報告會議結論

  (3)總結定稿

  (4)印發

  (5)歸檔

  (6)組織全體工作人員進行總結


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