秘書怎樣做好會(huì)務(wù)工作
會(huì)議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。秘書怎樣做好會(huì)務(wù)工作呢？下面是小編分享的技巧，一起來看一下吧。
一、會(huì)務(wù)工作內(nèi)容
會(huì)務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的規(guī)定、內(nèi)容、級(jí)別有一定的關(guān)系，一般來說，會(huì)議越大，規(guī)格越高，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容也就越多，做好會(huì)務(wù)工作的難度也就越大。對(duì)于有些小型會(huì)議，僅僅發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做個(gè)記錄就行，會(huì)務(wù)工作非常簡(jiǎn)單。但對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層的某些決策會(huì)議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準(zhǔn)備;大型和特大型會(huì)議，由于會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專門成立的會(huì)務(wù)組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會(huì)議秘書人員怎樣做好會(huì)務(wù)工作加以闡述，從會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段分別進(jìn)行論述。
(一)會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”任何會(huì)議不管是大，是小，是長(zhǎng)，是短，均須有目標(biāo)，有計(jì)劃，有分析，有論證，準(zhǔn)備工作必須充分。甚至可以說，會(huì)務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：
1 了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的真正意圖，通過開會(huì)要解決什么問題，達(dá)到什么目的。對(duì)收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見縫插針，同時(shí)盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì)議上去。
2 做好會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作。包括占場(chǎng)費(fèi)、租金費(fèi)、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等預(yù)算。制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個(gè)只有幾十個(gè)人參加的工作會(huì)議預(yù)算經(jīng)費(fèi)支出為10萬元，那就是一次失敗的會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。
3 做好會(huì)議議程、日程的制定。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明概略，切不可拖沓冗長(zhǎng)。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式，將會(huì)議議程的各項(xiàng)分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，使與會(huì)者一目了然，反之，就會(huì)讓與會(huì)者之間互相打聽，誰(shuí)也沒有一個(gè)準(zhǔn)確的說法。舉例來說：
2月18日 預(yù)備會(huì)議
2月19日 正式會(huì)議
2月20日 會(huì)議結(jié)束
上例的這個(gè)會(huì)議日程安排表制定得就不算很成功，因?yàn)樗`反了會(huì)議日程的制定方針(應(yīng)把與與會(huì)者有關(guān)的需配合的事項(xiàng)準(zhǔn)確無誤地事先告之)，所以在制定會(huì)議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。
4 做好與會(huì)人員范圍的確定及會(huì)議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會(huì)議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會(huì)上有些單位辦會(huì)，動(dòng)不動(dòng)請(qǐng)上一堆“名人”，根本不按會(huì)議的實(shí)際需要確定與會(huì)人員。這樣做，除了給會(huì)議的主辦單位與會(huì)議的組織者增加會(huì)務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達(dá)不到。擬定與會(huì)人員名單，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請(qǐng)，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個(gè)人，秘書同時(shí)需記錄下接收此會(huì)議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
5 做好會(huì)議文件的準(zhǔn)備。會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作也是會(huì)前工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。包括兩方面內(nèi)容，一是會(huì)議文件尤其是會(huì)議的報(bào)告稿、領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好準(zhǔn)備。為達(dá)到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。二是會(huì)議文件的印制及復(fù)制工作，復(fù)制的文件一定要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時(shí)在復(fù)印前一天對(duì)復(fù)印設(shè)備的功能進(jìn)行確認(rèn)，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機(jī)器越是出毛病的情況發(fā)生。
6 做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括會(huì)場(chǎng)的布置工作及會(huì)議用品的準(zhǔn)備工作。會(huì)場(chǎng)的布置，主席臺(tái)的設(shè)置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會(huì)議的性質(zhì)及會(huì)議的要求而定。會(huì)場(chǎng)用品的準(zhǔn)備一般包括會(huì)議的必備用品(文具用品、桌椅、臺(tái)布、茶具及擴(kuò)音、照明、通訊設(shè)備)的準(zhǔn)備及會(huì)議的特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性的特殊的會(huì)議還需準(zhǔn)備特定的會(huì)場(chǎng)用品。如選舉會(huì)議所需的投票箱、選票，表彰會(huì)所需的獎(jiǎng)品及領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)的音樂;專業(yè)性會(huì)議所需的幻燈機(jī)、投影儀;談判性會(huì)議需準(zhǔn)備的簽字筆。這些必備用品及會(huì)議的特殊用品都要提前送到會(huì)場(chǎng)，且要一一檢查過確保好用，有效。
7 做好會(huì)議行政事務(wù)性準(zhǔn)備工作。主要包括做好與會(huì)人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務(wù)性工作要打好提前量，并一一細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到人，每個(gè)人都把分內(nèi)的工作做好，會(huì)議的質(zhì)量就有了保證。
8 做好會(huì)議服務(wù)人員的培訓(xùn)工作。會(huì)務(wù)工作的成功與否與會(huì)議會(huì)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量有直接的關(guān)系。訓(xùn)練有素的稱職的秘書服務(wù)人員應(yīng)做到儀表舉止端莊得體;用語(yǔ)禮貌謙和;態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個(gè)沒有經(jīng)過訓(xùn)練、不分場(chǎng)合，把持無度，舉手投足依個(gè)性所為的會(huì)議服務(wù)人員，怎能把會(huì)議籌劃、組織、服務(wù)得到位?
以上所列的是會(huì)前準(zhǔn)備階段八個(gè)方面非常重要的工作，只有同時(shí)做好這八個(gè)方面的工作，會(huì)前工作的準(zhǔn)備才可稱之為充分，也只有做好這些，才能保證會(huì)議進(jìn)行階段及會(huì)后階段工作順利進(jìn)行。
(二)會(huì)中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。主要應(yīng)做好以下四方面的工作。
1 做好會(huì)議的報(bào)到、簽到工作。會(huì)議的簽到用品，會(huì)議簽到時(shí)發(fā)放的材料一定要準(zhǔn)備充足并提前送到會(huì)場(chǎng)，放到指定位置，擺設(shè)好，同時(shí)禮貌熱情地接待與會(huì)人員，并設(shè)專人引導(dǎo)與會(huì)人員做好簽到。 2 做好會(huì)議文件用品的發(fā)放及會(huì)場(chǎng)各種設(shè)備的操作工作。會(huì)議期間分發(fā)的文件主要是會(huì)前未發(fā)的文件及會(huì)中新產(chǎn)生的簡(jiǎn)報(bào)類文件。把會(huì)議用品及會(huì)議所需文具準(zhǔn)備充足。秘書還要熟練使用操作會(huì)場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光及通風(fēng)設(shè)備、必要的安全設(shè)施的操作，并能夠保證在設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，第一時(shí)間到達(dá)，以確保會(huì)議的理想效果。同時(shí)隨時(shí)保證主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)人員茶水飲料的充足。
3 做好會(huì)議記錄工作。秘書人員在做好與會(huì)人員簽到、發(fā)放完會(huì)議材料后，要做好會(huì)議記錄，學(xué)過速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時(shí)，最好用錄音筆或錄相設(shè)備做好實(shí)況記錄。一是便于會(huì)后紀(jì)要的整理，二也是為了存檔的需要。
4 做好會(huì)場(chǎng)外與會(huì)人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會(huì)前已安排就緒，但仍不免有一些與會(huì)者提出與會(huì)人員預(yù)料不到的要求及建議，作為會(huì)務(wù)工作的組織服務(wù)者，應(yīng)盡量考慮給以滿足與解決。
5 做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助服務(wù)人員做好入場(chǎng)的驗(yàn)證監(jiān)票工作;會(huì)場(chǎng)秩序的維護(hù)工作：會(huì)場(chǎng)內(nèi)的安全保衛(wèi)工作;會(huì)議材料的保密工作。
會(huì)中階段秘書做好會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵在于協(xié)助與控制。
(三)會(huì)后及時(shí)總結(jié)與反饋。會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)務(wù)工作的終結(jié)，還要做好會(huì)議重要文件的清退、會(huì)議資料的收集，會(huì)議紀(jì)要的整理及會(huì)后的反饋、立卷歸檔工作。會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)保密原則，該收回的文件盡快收回，該匯總的要及時(shí)匯總。結(jié)合搜集的會(huì)議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料全部進(jìn)行分類后進(jìn)行歸檔。會(huì)后反饋工作雖然是在會(huì)后進(jìn)行，但它卻是會(huì)議善后工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是整個(gè)會(huì)務(wù)工作的一個(gè)重要的組成部分，因?yàn)樗軌蛑苯臃从吵鰰?huì)議效果的好壞以及會(huì)議的主旨精神是否能夠落到實(shí)處。
綜上所述，盡管會(huì)務(wù)工作的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后階段的會(huì)務(wù)內(nèi)容各不相同，但它們之間是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的關(guān)系，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就要影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議，只有對(duì)會(huì)務(wù)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署，才能保證會(huì)議的'高質(zhì)量、高效率及會(huì)議的圓滿成功。
二、會(huì)務(wù)工作技巧
要開會(huì)，就會(huì)有會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后許許多多的會(huì)務(wù)工作要做。怎樣把這些工作以最短的時(shí)間，花費(fèi)最少的精力，取得最佳的效果，這就是會(huì)務(wù)工作的技巧。大體可分為以下幾個(gè)方面：
(一)明確目的及作用，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好開會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
1 首先要知道有哪些會(huì)議，會(huì)議有何作用;其次，要了解會(huì)務(wù)工作的各項(xiàng)要求、任務(wù)、目的及指導(dǎo)思想和做法;對(duì)這些有了明白透徹的了解，有助于把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，與領(lǐng)導(dǎo)搞好配合。
2 在會(huì)前議題、議程及大會(huì)人員編組的問題上，決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員只有建議的權(quán)利，一旦領(lǐng)導(dǎo)確定下來，秘書人員必須嚴(yán)格遵守。另外議題除極特殊情況外，應(yīng)提前兩天，重大會(huì)議應(yīng)提前10天通知與會(huì)人員。
3 在確定與會(huì)人員名單時(shí)應(yīng)注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過多，過多就會(huì)影響會(huì)議效果：在發(fā)放與會(huì)人員通知時(shí)，尤其應(yīng)注意對(duì)于擬調(diào)動(dòng)但尚未調(diào)動(dòng)人員的通知一定不要發(fā)錯(cuò)，一定要附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便安排與會(huì)人員食宿。
4 在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)本著什么性質(zhì)的會(huì)議就應(yīng)突出什么樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會(huì)議就擺多少椅子(可以稍多幾把)，因?yàn)閿[椅子過多，與會(huì)人員總會(huì)謙虛地往后坐，容易使會(huì)場(chǎng)顯得很分散，也不便于討論問題。
5 會(huì)場(chǎng)設(shè)施的安裝調(diào)試應(yīng)及早做準(zhǔn)備，會(huì)議用品也要提前送到會(huì)場(chǎng)并專人專職。
6 會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作，要明確內(nèi)容與范圍，責(zé)任具體落實(shí)到人頭，還要有具體的時(shí)間限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、應(yīng)對(duì)辦事的組織者。
7 在做好會(huì)議固定工作的同時(shí)，在會(huì)前還要協(xié)調(diào)安排好足夠的通訊員、聯(lián)絡(luò)員及服務(wù)人員，以便做好會(huì)議期間的臨時(shí)性工作。但也要考慮服務(wù)人員的比例一定要與出席會(huì)議的人數(shù)比例相協(xié)調(diào)、適中。這些都是會(huì)前會(huì)務(wù)工作應(yīng)注意的事項(xiàng)。
(二)會(huì)中要嚴(yán)密組織，熱情周到地搞好服務(wù)工作。會(huì)議進(jìn)行到會(huì)中，會(huì)議主持人指揮調(diào)度控制會(huì)議的進(jìn)行，秘書在此階段主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮控制。除了做好各項(xiàng)管理保證工作外，最主要的是掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)與信息，做好會(huì)議記錄與會(huì)議情況的收集工作及會(huì)中的一些臨時(shí)性工作。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會(huì)議按事先規(guī)劃的軌道進(jìn)行。對(duì)于會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)的好的苗頭與壞的傾向，都要了如指掌，如出現(xiàn)新的未意料到的情況，則應(yīng)及時(shí)提出建議和補(bǔ)救措施，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。
1 在組織與會(huì)人員簽到時(shí)，要手中備一份與會(huì)人員的名單、聯(lián)系方式及與會(huì)人員的抵離時(shí)間表。
2 在接待與會(huì)人員時(shí)，態(tài)度一定要禮貌熱情，在證實(shí)報(bào)到人員的身份后，再將事先準(zhǔn)備好的文件袋發(fā)給與會(huì)人員，還要對(duì)報(bào)到人員住處的電話號(hào)碼進(jìn)行詳細(xì)登記，以備隨時(shí)聯(lián)系。
3 要隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到人數(shù)，發(fā)現(xiàn)該報(bào)到而未報(bào)到的，應(yīng)抓緊催促，保證在開會(huì)之前與會(huì)人員能夠全部按時(shí)到達(dá)。
4 會(huì)中發(fā)放文件同樣要做到準(zhǔn)確，并注意保密與履行登記手續(xù)。另外，作為秘書人員還應(yīng)不斷強(qiáng)化自己記人的本領(lǐng)，在可能的條件下熟悉所有可能參加會(huì)議的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志，這不但對(duì)于簽到工作是必要的，而且在會(huì)議進(jìn)行中，對(duì)于傳遞文件，做好會(huì)議記錄等都是非常必要的。
5 會(huì)議記錄時(shí)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。如果會(huì)議記錄記得馬馬虎虎，殘缺不全，會(huì)后連自己都很難看清楚，則無法整理出一份很好的快報(bào)或紀(jì)要。會(huì)中各項(xiàng)活動(dòng)的安排，要切身考慮到各位參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，以不增加領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)為原則，以上是秘書在會(huì)中會(huì)務(wù)工作的幾點(diǎn)需要注意的事項(xiàng)。
(三)會(huì)后要妥善處理好一切事宜。在會(huì)后，會(huì)務(wù)工作的主要工作是送別與會(huì)人員，清理會(huì)場(chǎng)，歸還借用物品，結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)等，重點(diǎn)是會(huì)議文件的整理，協(xié)助傳達(dá)貫徹會(huì)議精神，把信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。這些工作雖然是在會(huì)后進(jìn)行，但處理的好壞直接關(guān)系到此次會(huì)議的質(zhì)量。
1 做好會(huì)議文件的清退。在會(huì)議結(jié)束前開具一份應(yīng)退文件的清單，按單做好收集。
2 在統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)時(shí)，還要注意不要把原定到會(huì)人數(shù)、通知人數(shù)、報(bào)名人數(shù)、報(bào)到人數(shù)等混淆。
3 在會(huì)后文件的立卷歸檔時(shí)，無論大會(huì)還是日常的工作會(huì)議，一般每份文件都要保存三份，即一份原稿，兩份打印稿。
另外，秘書會(huì)務(wù)工作的藝術(shù)還包括以下幾點(diǎn)：在各部分之間分工明確各負(fù)其責(zé)的同時(shí)，還必須密切協(xié)作，主動(dòng)配合，以利步調(diào)一致地進(jìn)行工作;還有大型會(huì)議的工作人員多是來自各個(gè)不同的部門，任務(wù)要求各不相同，必須實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，做到一切行動(dòng)聽指揮，重大問題及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，不得各行其是;還要保證有良好的會(huì)風(fēng)，各項(xiàng)工作都要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，各項(xiàng)活動(dòng)的安排，都要想在前面，做到前面。
總之，對(duì)于每次會(huì)議的指導(dǎo)思想、目的、任務(wù)一定要明確，不開糊涂會(huì);圍繞主題，做好會(huì)議各種文件、方案的準(zhǔn)備工作，或會(huì)前發(fā)給與會(huì)者，或根據(jù)會(huì)議的要求發(fā)放，不開無準(zhǔn)備的會(huì)：再一個(gè)就是領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議的控制與指導(dǎo)，不能放羊跑馬，不著邊際地亂跑，而要隨時(shí)掌握情況，及時(shí)研究，適時(shí)決定和總結(jié)。
綜上所述，做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后精心準(zhǔn)備與落實(shí)是保證會(huì)議成功的前提，同時(shí)注重會(huì)務(wù)工作的技巧與藝術(shù)性，秘書人員就一定能夠把會(huì)務(wù)工作組織好。
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