國企中層的時間管理技巧

　　現代企業管理是全方位多維度的，對于國有企業的中層管理人員來講，大致可分為管好上級、管好下級、管好同級、管好自己、管好外部五個維度。

　　1個人能力弱項分析

　　時間利用的是否合理直接影響著工作的效率和效果。國有企業中層管理人員每天忙于會議、文件、調研、處理歷史遺留問題，多數時候疲于應付，往往來不及思考和總結。實驗者原定的工作計劃往往被來自上級領導的要求、同級部門的協同訴求和基層一線的工作需求打斷，時常依賴加班才能完成原計劃，與此同時，實驗者工作的質量和效率也大打折扣。時間的制約一度使他們陷入窘境。

　　PeterFDrucker曾強調，不會管理時間，就不能管理一切。在現有的工作節奏和工作強度下，作為國有企業部門負責人所擔負的角色義務和工作職責都遠遠超出以往，工作的復雜程度、政策性和時效性也大為增強，勢必要求角色主體有較強的政策消解、危機處理以及精準的分析問題和解決問題的能力。而時間管理則成為培養和提高這些能力的前提和保障。

　　2能力提升計劃制訂

　　結合一段時間以來，工作任務與工作時間上的沖突，實驗者在內部導師指引下，充分了解自己使用時間的方式和狀況，明確目標，重點分析內在因素與外在條件的制約及影響，制訂了切實可行的個人時間管理能力提升計劃。內在制約因素：缺乏嚴謹、細致，可執行性強的滾動計劃及階段性改進方案;缺乏優先順序，抓不住重點;過于注重細節，事必躬親，追求完美;等等。外在制約因素：臨時性的會議和出差占據大量工作時間;計劃外的約談不時打斷工作計劃;來自外界的騷擾電話;歷史遺留難題集中出現，留待解決的時間有限;來自協作部門的支撐乏力;等等。

　　擬定目標：以3個月為周期，變被動的時間支配為主動的支配時間，系統決策、靈活掌控，大幅度提高工作效率，有效釋放更多時間用于思考和總結問題，努力成為高效的時間管理專家。

　　3提升計劃實施跟進

　　根據帕累托定律：80%的有效工作是用20%的時間完成的。如何安排好這20%的有效時間則成為關鍵。在兩個月的自我實踐過程中，個人時間管理的提升主要體現在如下幾個方面：

　　3.1不斷接受指導

　　吸納來自內部導師和優秀時間管理同人的指導和幫助。他們將過往的工作得失與時間管理技巧與實驗者一一分享，實驗者從中領悟了許多解決問題的思路和捷徑，尤其是內部導師對本行業和企業改革與發展中諸多難題的破解給出了方向性的意見。同時對實驗者擬訂的具體實施計劃和解決方案提出了時間和目標上的建議。

　　3.2不斷作出評估與分析

　　“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“管理者的管理”。方案實施以來，實驗者深入挖掘計劃執行的亮點和不足之處，并認真加以分析。

　　首先是評估自己的時間分配狀況：制訂每一周工作計劃，看是否能同步進行質量控制，是否能努力控制并記錄主導性工作會議的.時間、電話溝通的時間、接待客人的拜訪時間、檢查下屬的工作狀況的時間以及處理員工糾紛等各類計劃外的時間。

　　從完成情況看，實驗者應用了《月度計劃監控表單》，使大小事務可控、在控，沒有遺漏;加強了工作溝通，充分授權，有效釋放時間用于思考和決策;積極參與《目標與時間管理》課程的學習;適當調節生物鐘，找準最佳生理時間，用于重點工作的處理;工作與生活的時間配比恰當，工休矛盾逐漸消弭。

　　其次是開展對時間管理分析：計算時間使用率是多少?看工作時間的工作內容與工作目標是否相符?計劃內一周可支配自由時間和不可支配的時間有多長?大概分別在什么時候?受到干擾的時間有多長?這些干擾的來源是什么?應采取怎么樣的行動，才能減少或控制干擾?

　　與此同時，也發現如下不足：計劃開始的一個月來更多的是在管理時間，而不是做時間管理;雖未出現嚴重問題或危機，但也經常倍感工作壓力，緊迫感較重;開展重要工作的時候容易被打斷，隨機影響大;繁忙的工作致使實驗者無暇閱讀與工作有關的書籍，自助充電缺乏;同時，較多的忙于瑣事又恐偏離主體目標。

　　結合有效的計劃執行，針對出現的問題和難題，實驗者做出了相應改進：一是變管理時間為時間管理、自我管理，變工作壓力為動力;二是細致規劃，確保足夠的彈性和緩沖余地，并有效激勵下屬加倍努力完善計劃;三是區分了可控(起居、飲食、睡眠等)和不可控(交通、開會、約談等)時間范疇，劃分今天“必須做”、“應該做”和“可以做”的三類事情;四是盡可能采用節省時間的工具設備、交通和通信等;五是實驗者嘗試做了時間預算(如劃定60%有計劃的工作、20%沒有預期的行事、20%突發的行事)。

　　4經驗與教訓

　　時間是最寶貴也是最容易忽略的資源，時間具有不能存、不能轉嫁、供給毫無彈性、無法失而復得等特性。如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標是實驗者個人提升計劃的重點。體會主要有以下幾點：

　　4.1“摸高”試驗有效保障計劃的完成

　　中青年干部在成長過程中，除了不斷“加油”、“加壓”和“加速”之外，還要能不斷“摸高”，嘗試完成暫時“夠不著”的事務。中層管理者只有處處瞄準一流爭上游，才能獲得最大限度的成長和進步。能力提升計劃和跟進計劃均是在客觀衡量并有意拔高個人常規工作負荷的基礎上制定的，目的是為了更大限度地激發自我潛能。實踐結果證明。適度的“摸高”計劃更有利于時間管理的訓練和目標工作任務的完成。

　　4.2目標管理貫穿時間管理始終

　　目標管理與時間管理是密不可分的。目標管理更關注結果，而時間管理更關注過程。良好的時間計劃如果沒有目標的指引，則很難準確的實施，并達到個人提升的效果。首先，通過目標管理，可以查找差距，準確分析個人能力弱項，并有針對性地做出改進。其次，目標管理強調目標轉化，轉化的過程既是“自上而下”的，又是“自下而上”的。績效目標的達成是與上級和下級在目標分解，協同配合中實現的。再次，目標管理能合理指導時間的配比和運用。有了明確的目標，才能分清工作任務的輕、重、緩、急，才能有的放矢投放時間和精力。

　　4.3不斷實施糾偏與改進

　　計劃實施過程中，實驗者不斷反省自己每一天、每一周的時間花費取向：有哪些事是在不適當的時間內做的?在哪一段時間著手最重要的工作?最不具有工作效率的是哪一時段?工作過程中最大干擾是什么?最嚴重的幾個時間使用誤區是什么?做了哪些不必要的事?哪些事可以授權給誰去做?今天花費了多少時間做重要和不重要的事?有哪些事情本來應該花費更多的時間去做……在此基礎上，加強對時間管理的系統思考，不斷摒棄對目標毫無貢獻的時間消耗，拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，加上良好的自我約束和持之以恒，最終達到提高效率，事半功倍。

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