關于辦公軟件Excel數(shù)據(jù)錄入的小技巧
一、同組單元格、同組工作表數(shù)據(jù)錄入
1.同組單元格數(shù)據(jù)錄入
在一張工作表中,如果多個單元格數(shù)據(jù)內(nèi)容相同,我們可以同時選中這些單元格,使其成為一組單元格,然后一次性輸入相同內(nèi)容。
方法:按住CTRL鍵后,分別單擊需要輸入相同內(nèi)容的單元格,選中它們,然后松開CTRL鍵,開始輸入數(shù)據(jù),此時數(shù)據(jù)會顯示在最后選中的單元格中,輸入完后按下CTRL鍵,再敲回車鍵,即可看到所有選中的單元格都輸入了相同的內(nèi)容。
2.同組工作表數(shù)據(jù)錄入
如果在一個工作簿中,有多張工作表(Sheet1、Sheet2、Sheet3),這些表的結(jié)構相同,部分內(nèi)容也相同,需要輸入或修改,也可一次性,批量完成。
方法:按住CTRL鍵后,分別單擊需要輸入相同內(nèi)容的`工作表,選中它們,然后松開CTRL鍵,開始輸入數(shù)據(jù),輸入完后即可看到,所有選中的工作表內(nèi)相同的位置都輸入了相同的內(nèi)容。
二、填充數(shù)據(jù)
說到填充數(shù)據(jù),大家可能最熟悉的就是數(shù)字序列的填充,即輸入前兩個數(shù)字,確定起點和等差數(shù)列步長后,填充數(shù)據(jù)。今天我在這里要給大家講的是另外兩種填充。
1.日期填充
日期可以跟數(shù)字序列一樣,直接填充。
方法:數(shù)字序列一樣,在前兩個單元格確定起始值和步長,選中這兩個單元格,按住填充柄拖動即可。
2.姓名序列填充
如果經(jīng)常會用到一組序列,我們通常的做法是打開原來的一張表,將其復制到新表,而實際上,我么你只需要將這一組姓名定義為一個序列,以后每次就可以像填充數(shù)字一樣,直接拖動填充。
方法:第一次,完整得輸入整個姓名序列,選中這些姓名,單擊【工具】-【選項】-【自定義序列】-【導入】-【確定】,即可完成定義的過程。以后每次只需要輸入第一個人的姓名,然后按住填充柄往下拖動即可象填充數(shù)字一樣將這組姓名輸入到表格中。
三、通過下拉列表規(guī)范錄入
有些時候,表格中的數(shù)據(jù)必須要限定一個輸入范圍,讓用戶只能填寫范圍內(nèi)的值,這時我們可以制作一個下拉列表,讓用戶選擇。
方法:選中需要限定范圍值的單元格,單擊【數(shù)據(jù)】-【有限性】-【設置】命令,在對話框中按下圖設置,不同值之間用英文的【,】隔開,確定。設定下拉列表后的單元格區(qū)域就只能從列表中選取數(shù)值了。
四、通過公式錄入數(shù)據(jù)
在制作一張通訊錄時,我們發(fā)現(xiàn)很多單元格的值都跟其上面單元格相同,在錄入時我們只需要錄入最上面一個,下面的就先空著,等整張表錄入完,集中一起處理。
方法:選中整張表格數(shù)據(jù)區(qū)域;
單擊【編輯】-【定位】-【條件定位】菜單命令,選擇“空值”,然后確定;
通過鍵盤輸入'等號',然后按一下'向上'的箭頭;再按“Ctrl+回車”,即可看到所有選中的空單元格自動輸入了與其上面單元格相同的內(nèi)容。
以上這些招數(shù),熟練運用,可以為我們節(jié)省錄入時間,辦公效率也必然后有效提升。