商務秘書常識輔導:開業典禮的準備工作
對商界人士業講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求。那么作為商務秘書,開業典禮的準備工作有哪些呢?
1.開業典禮的宣傳工作
(1)公司舉行開業典禮的目的。通過這一活動來向社會宣傳自身的形象、塑造自身的形象,并使社會對其商業價值、產品以及服務等廣為了解。因此,對開業典禮的宣傳就成為達到這一目的的必要前提。
(2)開業典禮宣傳媒介。可以通過媒體廣告、促銷活動、邀請嘉賓等方式進行。
(3)宣傳內容。開業典禮舉行的日期、開業典禮舉行的地點、開業之際對顧客的優惠、開業單位的經營特色等。宣傳要搞得轟轟烈烈,烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,給公司的`客戶、合作伙伴、上級領導、全體員了等留下深刻的印象,從而提高企業的知名度。
(4)邀請媒體記者參加。邀請媒體記者在開業典禮舉行之時到場進行采訪、報道,以便對本單位進行進一步的正面宣傳。
2,準備典禮的開幕詞
開業典禮前,要對典禮的開幕詞進行草擬。開幕詞的內容:
(1)對來賓表示感謝。
(2)介紹公司成立的目的、過程。
(3)經營的范圍以及公司以后的發展規劃和安排等。
由本單位的主要負責人致開幕詞,目的是宣布典禮的開始、介紹公司的情況和感謝來賓的光臨。開幕詞的語言要突出慶典的“慶”。
3.擬寫典禮議程
典禮的議程就是慶典上項目的程序。典禮議程主要有下列內容:
(1)主持人宣布典禮開始。
(2)全體起立,奏樂。
(3)宣讀重要嘉賓名單。
(4)領導致辭賀詞,來賓致賀詞。
由上級領導和來賓代表致賀詞,主要表達對開業單位的祝賀,并寄予厚望。賀詞由誰來致詞要事先定好,以免當眾推來推去。
對外來的賀電、賀信,不必一一宣讀,但對其署名的單位或個人應予以公布。
(5)本公司經理致辭。
主要內容是向來賓及祝賀單位表示感謝,并簡要介紹本公司的經營特色和經營目標等。
(6)邀請嘉賓揭幕剪彩。
由本公司負責人和一位上級領導或嘉賓代表揭去蓋在牌匾上的紅布,宣告企業的正式成立。
參加典禮的全體人員應該鼓掌祝賀,在非限制燃放鞭炮的地區還可燃放鞭炮慶賀。
4.發放請柬邀請來賓
開業典禮影響的大小,往往取決于來賓身份的高低與其數量的多少。在力所能及的條件下,要力爭多邀請一些來賓參加開業典禮。地方領導、上級主管部門與地方職能管理部門的領導,合作單位與同行單位的領導、社會團體的負責人、社會賢達、媒體人員,都是邀請時應予優先考慮的重點。為慎重起見,用以邀請來賓的請柬應認真書寫,并應裝入精美的信封,由專人提前送達對方手小,以使對方早作安排。發放請柬的時間要提前一周,便于被邀請者及早安排和準備。
5.場地布置
開業典禮大多是在開業的現場舉行,其場地可以是正門之外的廣場,也可以是正門之內的大廳。按照慣例,舉行開業典禮時,賓主一律站立,一般不布置主席臺或座椅。為顯示隆重,可在來賓尤其是貴賓站立之處鋪設紅色地毯,并在場地四周懸掛橫幅、標語、氣球、彩帶、宮燈。此外,還應當在醒目之外擺放來賓贈送的花籃、牌匾。來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料等,亦須提前備好。對于音響、照明設備,以及開業典禮舉行之時所需使用的用具、設備、必須事先認真進行檢查、調試,以防在使用時出現差錯。
6.準備物品
開業典禮中需要準備的物品主要有兩項:
(1)場地用物品和饋贈禮品。場地用物品主要包括:場地四周懸掛橫幅標語、氣球、彩帶、宮燈、來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料、音響、照明設備等。
(2)饋贈禮品。向來賓贈送的禮品,旨先,要具有宣傳性,可以選用本公司的產品,也可以禮品及其外包裝上印有本公司的企業標志、廣告用語、產品圖案、開業日期等。主要是獨特的,有宣傳本公司效用的紀念物品。其次,要具有一定的紀念意義,使禮品接受者感到光榮和自豪,從而對其珍惜。
其三要獨特,贈送的禮品應當與眾不同,具有本單位的鮮明特色,使人一目了然,或令人過目不忘。
7.安排接待
開業典禮確定舉行時,就應該成立對此時全權負責的籌備組;I備組成員通常應當由各方面的有關人士組成,他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。接待小組的具體工作主要是:來賓的迎送、來賓的引導、來賓的陪同和來賓的招待。
【商務秘書常識輔導:開業典禮的準備工作】相關文章:
商務秘書常識輔導:商務溝通05-25
商務秘書常識輔導:接待05-25
商務秘書常識輔導:勞動法05-25
商務秘書常識輔導:信息管理05-25
商務秘書常識輔導:事務文書的擬寫05-25
商務秘書常識輔導:企業管理基礎05-25
商務秘書常識輔導:簽字儀式的準備06-01
商務秘書常識輔導:辦公室事務管理05-25
商務秘書禮儀常識大全11-14