商務秘書常識輔導：開業典禮的準備工作

　　對商界人士業講，組織慶典與參加慶典時，往往會各有多方面的不同要求。那么作為商務秘書，開業典禮的準備工作有哪些呢?

　　1.開業典禮的宣傳工作

　　(1)公司舉行開業典禮的目的。通過這一活動來向社會宣傳自身的形象、塑造自身的形象，并使社會對其商業價值、產品以及服務等廣為了解。因此，對開業典禮的宣傳就成為達到這一目的的必要前提。

　　(2)開業典禮宣傳媒介。可以通過媒體廣告、促銷活動、邀請嘉賓等方式進行。

　　(3)宣傳內容。開業典禮舉行的日期、開業典禮舉行的地點、開業之際對顧客的優惠、開業單位的經營特色等。宣傳要搞得轟轟烈烈，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，給公司的`客戶、合作伙伴、上級領導、全體員了等留下深刻的印象，從而提高企業的知名度。

　　(4)邀請媒體記者參加。邀請媒體記者在開業典禮舉行之時到場進行采訪、報道，以便對本單位進行進一步的正面宣傳。

　　2，準備典禮的開幕詞

　　開業典禮前，要對典禮的開幕詞進行草擬。開幕詞的內容：

　　(1)對來賓表示感謝。

　　(2)介紹公司成立的目的、過程。

　　(3)經營的范圍以及公司以后的發展規劃和安排等。

　　由本單位的主要負責人致開幕詞，目的是宣布典禮的開始、介紹公司的情況和感謝來賓的光臨。開幕詞的語言要突出慶典的“慶”。

　　3.擬寫典禮議程

　　典禮的議程就是慶典上項目的程序。典禮議程主要有下列內容：

　　(1)主持人宣布典禮開始。

　　(2)全體起立，奏樂。

　　(3)宣讀重要嘉賓名單。

　　(4)領導致辭賀詞，來賓致賀詞。

　　由上級領導和來賓代表致賀詞，主要表達對開業單位的祝賀，并寄予厚望。賀詞由誰來致詞要事先定好，以免當眾推來推去。

　　對外來的賀電、賀信，不必一一宣讀，但對其署名的單位或個人應予以公布。

　　(5)本公司經理致辭。

　　主要內容是向來賓及祝賀單位表示感謝，并簡要介紹本公司的經營特色和經營目標等。

　　(6)邀請嘉賓揭幕剪彩。

　　由本公司負責人和一位上級領導或嘉賓代表揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立。

　　參加典禮的全體人員應該鼓掌祝賀，在非限制燃放鞭炮的地區還可燃放鞭炮慶賀。

　　4.發放請柬邀請來賓

　　開業典禮影響的大小，往往取決于來賓身份的高低與其數量的多少。在力所能及的條件下，要力爭多邀請一些來賓參加開業典禮。地方領導、上級主管部門與地方職能管理部門的領導，合作單位與同行單位的領導、社會團體的負責人、社會賢達、媒體人員，都是邀請時應予優先考慮的重點。為慎重起見，用以邀請來賓的請柬應認真書寫，并應裝入精美的信封，由專人提前送達對方手小，以使對方早作安排。發放請柬的時間要提前一周，便于被邀請者及早安排和準備。

　　5.場地布置

　　開業典禮大多是在開業的現場舉行，其場地可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。按照慣例，舉行開業典禮時，賓主一律站立，一般不布置主席臺或座椅。為顯示隆重，可在來賓尤其是貴賓站立之處鋪設紅色地毯，并在場地四周懸掛橫幅、標語、氣球、彩帶、宮燈。此外，還應當在醒目之外擺放來賓贈送的花籃、牌匾。來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料等，亦須提前備好。對于音響、照明設備，以及開業典禮舉行之時所需使用的用具、設備、必須事先認真進行檢查、調試，以防在使用時出現差錯。

　　6.準備物品

　　開業典禮中需要準備的物品主要有兩項：

　　(1)場地用物品和饋贈禮品。場地用物品主要包括：場地四周懸掛橫幅標語、氣球、彩帶、宮燈、來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料、音響、照明設備等。

　　(2)饋贈禮品。向來賓贈送的禮品，旨先，要具有宣傳性，可以選用本公司的產品，也可以禮品及其外包裝上印有本公司的企業標志、廣告用語、產品圖案、開業日期等。主要是獨特的，有宣傳本公司效用的紀念物品。其次，要具有一定的紀念意義，使禮品接受者感到光榮和自豪，從而對其珍惜。

　　其三要獨特，贈送的禮品應當與眾不同，具有本單位的鮮明特色，使人一目了然，或令人過目不忘。

　　7.安排接待

　　開業典禮確定舉行時，就應該成立對此時全權負責的籌備組�；I備組成員通常應當由各方面的有關人士組成，他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。接待小組的具體工作主要是：來賓的迎送、來賓的引導、來賓的陪同和來賓的招待。

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