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物資采購質(zhì)量管理辦法
物資采購質(zhì)量控制工作作為一項龐大的系統(tǒng)工程，建立完善的采購質(zhì)量控制體系以及物資采購綜合評價體系，不僅可以科學(xué)化、規(guī)范化采購工作以及對采購資源和采購流程做出進一步整合，還能夠提高采購的質(zhì)量和效率。那么物資采購質(zhì)量管理有哪些辦法呢?一起來看看!
1 物資采購質(zhì)量管理存在的問題
1.1 采購質(zhì)量管理制度不健全 由于缺乏實踐經(jīng)驗和制度研究，采購質(zhì)量管理配套規(guī)章制度不健全。由于制定的采購質(zhì)量管理實施細則、采購機構(gòu)議事規(guī)程和操作規(guī)程以及采購人員崗位職責(zé)等配套規(guī)章制度不符合實際，從而導(dǎo)致采購管理和運行缺乏規(guī)范性和可操作性。
1.2 物資采購評價機制不健全 目前關(guān)于物資采購質(zhì)量控制的理論研究和實踐雖然已經(jīng)具有一些成果，但是沒有提出關(guān)于物資采購質(zhì)量控制相關(guān)的數(shù)量分析，仍舊局限于提出問題、分析問題和說明問題的解決思路上，從而導(dǎo)致定性的分析結(jié)果不能夠體現(xiàn)研究問題的.精確性。此外，在采購質(zhì)量控制相關(guān)指標量化取得的成果由于沒有建立完善的指標，從而無法得出準確的結(jié)果。因此，本文為了實現(xiàn)對物資采購的有效控制，在結(jié)合物資采購實際工作的基礎(chǔ)上組織并建立了一套完整的物資采購綜合評價指標體系。
2 加強物資采購質(zhì)量管理的對策
2.1 建立物資采購全面質(zhì)量管理保證體系 采購質(zhì)量管理控制主要致力于使采購產(chǎn)品滿足質(zhì)量的要求。采購質(zhì)量管理控制作為質(zhì)量管理的一個重要組成部分，隨著企業(yè)越來越重視整合和發(fā)揮核心能力，已經(jīng)成為提升企業(yè)和新能量以及挖掘利潤增長點的關(guān)鍵。目前，我國在采購質(zhì)量控制的實踐中對于采購質(zhì)量控制流程、技術(shù)以及活動的系統(tǒng)性應(yīng)用還比較薄弱，造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于在研究過程中不僅能夠針對企業(yè)的采購管理將全面質(zhì)量管理涉及的質(zhì)量控制技術(shù)和采購質(zhì)量控制活動結(jié)合起來，也不能將ISO9000族標準的要求和采購閉環(huán)質(zhì)量控制進行緊密的結(jié)合。因此，將采購的控制過程按照供應(yīng)鏈管理和PDCA循環(huán)原理劃分為四個階段：
2.1.1 事前預(yù)防――采購策劃階段 制定采購過程的質(zhì)量控制文件、供應(yīng)商的選擇策劃、對供應(yīng)商的資格進行評定以及對供應(yīng)商進行綜合評價是此階段質(zhì)量控制的重點。
2.1.1.1 采購需求分析 首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)產(chǎn)品形成過程擁有的核心能力以及資源缺口情況分析采購需求。同時，為了保證采購過程的可行性和穩(wěn)定性，根據(jù)研發(fā)和生產(chǎn)需要以及在對所需外購物資狀況進行全面了解的基礎(chǔ)上對采購需求予以確定，當(dāng)然對采購產(chǎn)品的技術(shù)和市場因素進行充分論證也是十分必要的。其次，為了保證整個采購活動能夠有效地執(zhí)行，必須對采購管理的流程和規(guī)范予以明確，這就需要企業(yè)不斷的完善采購質(zhì)量控制職能的人員、機構(gòu)以及信息和設(shè)備等軟硬件等資源。
2.1.1.2 采購重要性分級 我們在對采購進行重要性分級的時候最常采用的是ABC分類法，此類劃分方法主要是依據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量特性、采購或項目對企業(yè)產(chǎn)品實現(xiàn)過程以及經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響程度進行的，即采購項目根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)營業(yè)績對其影響程度分為三類：關(guān)鍵類、重要類和一般類。
2.1.1.3 制定采購質(zhì)量控制文件 首先，除了對規(guī)定選擇、評價以及重新評價供應(yīng)商的準則、內(nèi)容和程序予以明確外，還需要明確企業(yè)相關(guān)部門的質(zhì)量控制和協(xié)調(diào)的職責(zé);其次，為了確保供應(yīng)商能夠完全理解這些要求，不僅要對采購項目的技術(shù)要求、監(jiān)視和測量規(guī)程和適用范圍進行規(guī)定外，還要求采購部門及時與供應(yīng)商進行有效的溝通;最后，根據(jù)正式批準的采購文件協(xié)調(diào)采購過程從而確保采購文件的.準確性和完整性。
2.1.1.4 供應(yīng)商選擇與管理策劃 供應(yīng)商在選擇管理策略的時候會根據(jù)企業(yè)所處的環(huán)境不同而做出不同的選擇，因此，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和核心競爭力情況，企業(yè)成立了供應(yīng)商評價小組對供應(yīng)商進行了分類，從而不僅確保提出的供應(yīng)商選擇策略適應(yīng)企業(yè)或行業(yè)的發(fā)展，同時還能夠制定相應(yīng)的實施步驟和規(guī)則。
2.1.1.5 供應(yīng)商資格評定 主要包括四種方法：①為了評定供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力，現(xiàn)場審核其質(zhì)量管理體系;②對產(chǎn)品樣品進行監(jiān)視、測量和試驗;③與其他用戶的使用經(jīng)驗性比，對供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量狀況和信譽等進行調(diào)查后評定其顧客滿意度;④與以往類似產(chǎn)品的交貨質(zhì)量情況以及交付后提供相關(guān)服務(wù)和技術(shù)支持能力進行對比。
2.1.2 動態(tài)控制――采購質(zhì)量管理實施階段 確定供應(yīng)商、合同評審以及對制造過程的質(zhì)量監(jiān)控和協(xié)調(diào)是本階段控制的重點。
2.1.2.1 確定采購計劃 在確定采購計劃的時候，除了確定所需采購的物資、設(shè)備清單以及購買順序外，還要提供具體的采購時間表和各階段的采購費用控制方案。為了形成明確的采購計劃，可以采用關(guān)鍵路線法、網(wǎng)絡(luò)分析法以及計劃評審法或甘特圖法對采購進度計劃進行綜合平衡。
2.1.2.2 確定供應(yīng)商 企業(yè)根據(jù)采購計劃首先應(yīng)當(dāng)在合格的供應(yīng)商中針對每個采購項目篩選三家作為候選，不僅要向供應(yīng)商詢價，還要求供應(yīng)商提供采購產(chǎn)品項目形成過程的流程圖;然后組織相關(guān)部門對詢價結(jié)構(gòu)進行綜合比較后最終確定供應(yīng)商。
2.1.2.3 合同洽談 在確定供應(yīng)商的基礎(chǔ)上進行合同洽談以及雙方認可和確認。在合同中不僅要明確供需雙方的權(quán)利和責(zé)任，還應(yīng)當(dāng)將質(zhì)量的要求作為洽談的重點。包括：產(chǎn)品的標識、監(jiān)視和測量記錄以及可追溯性的要求;實施外部設(shè)計審核;對關(guān)鍵崗位人員資格的要求;質(zhì)量保證協(xié)議;實施第二方質(zhì)量管理體系審核;關(guān)于包裝運輸以及發(fā)貨和交貨方式的要求;不合格品控制和處理以及解決爭端的規(guī)定等。
2.1.2.4 合同評審 按照規(guī)定的程序，在正式簽訂合同之前都要對合同進行評審從而確保采購合同完整、準確、詳細。除了質(zhì)量、設(shè)計、工藝以及監(jiān)視和測量等有關(guān)部門對合同中的技術(shù)協(xié)議、驗收協(xié)議和質(zhì)量保證協(xié)議進行適用性以及內(nèi)容正確合理性審查外，還應(yīng)當(dāng)對合同中引用或借鑒的法律法規(guī)和標準等予以評審，此外，還要求確定合同的條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定以及雙方的權(quán)利義務(wù)是否明確等。將評審?fù)ㄟ^的合同移交合同批準人審批后準備簽約;否則，將繼續(xù)圍繞合同的內(nèi)容進行洽談。最后，如果現(xiàn)場的供應(yīng)商不能夠很好地滿足質(zhì)量要求的時候需要重新確定供應(yīng)商。
2.1.2.5 合同簽約與變更評審 經(jīng)過企業(yè)主觀領(lǐng)導(dǎo)審批的采購合同可以委托相關(guān)部門與供應(yīng)商簽約，從而形成正式生效的采購合同。對于簽訂的合同如有變更需要進行協(xié)商解決，除了辦理合同變更手續(xù)外還要對變更結(jié)果進行評審。
2.1.2.6 制造過程監(jiān)督 企業(yè)為了保證采購和外包過程質(zhì)量控制的完整性，應(yīng)當(dāng)按照合同的要求，在合同生效后規(guī)定的時間內(nèi)與供應(yīng)商進行溝通，同時組織相關(guān)人員對合同的執(zhí)行情況予以監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商進行權(quán)益交涉。為了在采購項目的形成過程中更好地改進實施質(zhì)量，不僅要對質(zhì)量控制進行監(jiān)控，還要從管理和技術(shù)上進行協(xié)調(diào)和幫助。
2.1.3 事后改進――采購質(zhì)量管理檢查階段 進貨監(jiān)視和測量作為此階段質(zhì)量控制的重點，為了驗證產(chǎn)品能否滿足要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交付計劃對采購的產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量。首先，隨著提交產(chǎn)品，供應(yīng)商必須提供合格證、技術(shù)說明書以及質(zhì)量檢驗證明等質(zhì)量記錄;其次，運用技術(shù)標準和規(guī)范確定進貨監(jiān)視和測量的范圍，然后對于產(chǎn)品根據(jù)其重要程序、可行性以及供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力選擇抽樣檢驗或全檢。
2.1.4 供應(yīng)商動態(tài)管理質(zhì)量控制 經(jīng)常性評價和對供應(yīng)商實行動態(tài)管理是本階段的重點。
2.1.4.1 保留與采購有關(guān)的質(zhì)量記錄 針對合格供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商基本情況調(diào)查結(jié)果和認證資料、供應(yīng)商綜合能力評價結(jié)果以及生產(chǎn)條件重大變更記錄、首批樣品質(zhì)量檢測報告、過程監(jiān)督結(jié)果和進貨檢驗記錄、重要質(zhì)量問題記錄等相關(guān)質(zhì)量記錄，企業(yè)除了予以保留外，還應(yīng)當(dāng)將其存入相應(yīng)的供應(yīng)商檔案中。此外，還應(yīng)當(dāng)保存好各批產(chǎn)品的識別記錄，為了在出現(xiàn)質(zhì)量爭端時予以追溯，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況明確規(guī)定保存期限和借用手續(xù)。
2.1.4.2 經(jīng)常性評價 對供應(yīng)商進行經(jīng)常性評價主要包括兩方面，即質(zhì)量管理體系評價和產(chǎn)品質(zhì)量評價。為了保證供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系具有適宜性和有效性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期審核供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系。在評價供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的運行結(jié)果時，可以通過建立基于固有質(zhì)量滿足能力、交付準確即時性和服務(wù)準確即時性等方面評價指標的滿意度評價模型。
2.1.4.3 供應(yīng)商動態(tài)管理 在經(jīng)常性評價的基礎(chǔ)上，企業(yè)為了確定供應(yīng)商在供應(yīng)鏈關(guān)系中的層次級別，應(yīng)當(dāng)根據(jù)供應(yīng)商績效和采購項目的重要性定期對所有供應(yīng)商進行動態(tài)分級管理。同時，在合格的的供應(yīng)商名單中，對同類供應(yīng)商進行優(yōu)先級主次排序，應(yīng)當(dāng)重新對采購質(zhì)量下降、信息反饋后糾正措施不力以及質(zhì)量改進效果不明顯的供應(yīng)商進行資格評定。此外，對于發(fā)生較大質(zhì)量問題或違反合同規(guī)定的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)采取書面形式通知處置結(jié)果。
2.2 建立物資采購綜合評價指標體系 此體系不僅是綜合評價物資采購工作的依據(jù)和標準，更是綜合反映各種質(zhì)量屬性的指標集。為了使建立的系統(tǒng)具有更好的擴展性和可修改性，可以進一步優(yōu)化根據(jù)非序列多層次目標的準則建立的采購綜合評價指標體系結(jié)構(gòu)，對于評價體系，根據(jù)評價的需要可以修改、添加以及補充相應(yīng)的指標。物資采購綜合評價指標體系根據(jù)采購要素和控制要點可以劃分為以下三方面內(nèi)容：
2.2.1 產(chǎn)品質(zhì)量指標 通過審查供應(yīng)商的資質(zhì)能夠獲取這類指標的相關(guān)數(shù)據(jù)，其主要包括物資的技術(shù)性能、價格水平、質(zhì)量保證以及社會效用四方面。此外，對于該指標的考察主要從所購物資產(chǎn)品的性價和效用角度進行的。
①技術(shù)性能。此指標作為產(chǎn)品質(zhì)量指標的基礎(chǔ)，能夠直接影響用戶的滿意度。②價格水平。價格水平作為物資采購部門進行市場調(diào)查的重要內(nèi)容之一，對于制定物資采購決策具有重要的參考價值。③質(zhì)量保證。在采購過程中，主要對供應(yīng)商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證以及相關(guān)的質(zhì)量認證材料進行審核。④社會效用。采購物資對用戶單位、物資投入的工作環(huán)境和社會環(huán)境等產(chǎn)生的效用水平即物資的社會效用。它是采購部門長遠發(fā)展以及提高部門信譽度和核心競爭力的重要內(nèi)容。
2.2.2 采購質(zhì)量指標 該指標可以通過采購資金的運行狀況和采購績效的相關(guān)數(shù)據(jù)獲得，此指標作為采購質(zhì)量的效能指標，主要從宏觀上考察了物資采購的適時性、集約性、統(tǒng)籌性以及采購實踐的創(chuàng)新性。
①采購行為對物資流動產(chǎn)生的時間效應(yīng)即為適時性，為了有效的提高采購適時性的核心內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)適時把握采購的時機。②對于集中對物資進行采購所獲得的批量經(jīng)濟效益即為集約性。③在采購工作中，關(guān)于組織計劃、協(xié)調(diào)以及控制等職能運行的整體效率即為統(tǒng)籌性。目前，整合采購工作流程已經(jīng)成為提高采購統(tǒng)籌性的關(guān)鍵。④采購的創(chuàng)新性主要表現(xiàn)為采購工作經(jīng)驗的升華以及采購流程的再造，它已經(jīng)成為促進采購工作發(fā)展的源泉和動力。
2.2.3 項目管理指標 以項目管理為基礎(chǔ)劃分該類指標，通過考察采購工作的各個階段來對采購項目管理中包括的編制采購文件、抽檢物資以及供應(yīng)商的履約情況等控制窯頂進行評價。從采購實施過程和對供應(yīng)商管理中能夠獲取該類指標的相關(guān)數(shù)據(jù)。
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